Senin, 13 Mei 2013

Perbekalan Kantor


2.1              Pengertian Perbekalan Kantor

Perbekalan adalah segala sesuatu benda atau barang yang terdapat pada suatu organisasi, perbekalan dinyatakan cukup bila segala benda atau barang yang dibutuhkan oleh masing-masing unsur organisasi tersedia pada waktu dan tempat yang dibutuhkan
Istilah perbekalan sering disampaikan dengan istilah perabot kantor atau perlengkapan kantor. Padahal yang dimaksud perabot kantor antara lain meja tulis, kursi, lemari arsip, lemari besi dan sebagainya. Sedangkan yang dimaksud perlengkapan kantor yaitu semua benda yang terdapat di dalamnya dan diperlukan dalam rangka proses kegiatan kantor. Berdasarkan pengertian – pengertian diatas maka perbekalan mempunyai suatu pengertian sebagai berikut perbekalan adalah mencakup semua barang yang diperlukan baik barang bergerak maupun barang tidak bergetak sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas. Perabot kantor yaitu segala macam barang / benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.
Aktivitas perbekalan didalam organisasi mempunai beberapa tujuan antara lain:
a. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas – tugas pokok organisasi.
b. Mengetahui barang peralatan yang rusak dan tidak bisa diperbaiki sehingga harus dimusnahkan atau yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki.

2.2       Macam Perbekalan Kantor
                                                                                                        
                        Lembaga atau instansi menggunakan macam – macam benda perbekalan untuk dapat menjalankan  tugasnya dengan baik. Macam – macam perbekalan meliputi :
a.       Pebekalan Gedung  antara lain seperti ruang  pimpinan, ruang guru, kamar kecil, gudang, tempat bermain, kebun dan lain sebagainya.
b.      Perbekalan Kantor Tata Usaha seperti mebelair pimpinan, mebelair karyawan, dan lain sebagainya
c.       Perbekalan ruang kelas seperti meja dan kursi guru, meja dan kursi murid, penggaris, papan tulis kapu tulis dan lain sebagainya.
Penggolongan perbekalan dapat dibedakan sebagai berikut :
a.       Berdasarkan sifat terdiri 2 kelompok yaitu
1)      benda tetap dapat dibedakan : tanah, gedung, dan peralatan
2)      benda tidak tetap dapat dibedakan : kertas, tinta, kapur, perangko, clips
b.      Berdasarkan dari segi peralatanya
1)      benda peralatan umum : untuk kelas dan kantor
2)      benda peralatan khusus : pembersih kamar mandi dan wc
3)      peralatan laboratorium : rak, ohp,
4)      peralatan lain : buku, benda pustaka  dan lain - lain  
c.       Berdasarkan dari kegunaannya
1)      benda peralatan untuk kelas : meja kursi papan tulis
2)      benda peralatan untuk kantor : almari, meja , kursi, kursi karyawan, telepon, mesin tik
Selanjutnya benda yang tidak diperlukan pada instansi, pada umunya dapat digolongkan menjadi 2 yaitu :
a.      benda tahan lama
benda – benda yang dapat dipergunakan terus menerus, untuk waktu yang relatif, cukup lama (kurang lebih 10 tahun) misal meja kursi, book display, dan  peralatan kantor lainnya .
b.      benda habis pakai  
benda benda yang apabila dipakai akan lekas habis. Misal karbon, sheet, kapur tulis, tinta dan lain lain
Pengertian habis pakai, dapat berupa:
a.       benar-benar habis, musnah dalam pemakaian. Misal bahan kimia, bensin, spirtus, dan lain–lain
b.      berupa bentuk dan sifatnya. Misal semen, kayu untuk perabot kantor dan lain - lain
c.       tidak dapat dipakai lain. Misal kertas karbon, pita mesin tik, dan lain - lain

2.3.      Pengelolaan Perbekalan

Untuk menangani masalah peralatan / perbekalan kantor yang dilakukan pada suatu bagian kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:
a. Pengadaan
Usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.
b. Penyimpanan
Kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri).
c. Pengeluaran / Pendistribusian,
Penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang.
d. Pemeliharaan
Segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan
e. Penghapusan,
Usaha yang dilakukan untuk meniadakan / menghapus barang - barang dari dalam  daftar  infentaris  berdasarkan peraturan yang berlaku.

3.4       Macam – Macam Peralatan Kantor

Suatu kantor dalam melakukan aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan yang ada sehingga akan menghasilkan produk-produk kantor yang diharapkan, tanpa adanya perbekalan kantor yang memadai takmungkin ada hasil kantor yang baik. Pada dasarnya aktifitas kantor terjadi karena pegawai - pegawai kantor mengolah bahan – bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada. Macam-macam Peralatan Kantor :
a.       Perabot kantor yaitu segala macam barang / benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.
b.      Peralatan / perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb.
c.       Mesin-mesin kantor (Office Machine) adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik, komputer, LCD, laptop, stensil,
d.      Pesawat Kantor yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dsb.
e.       Interior kantor yaitu semua jenis barang / fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor  sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.

2.5       Fungsi Perbekalan Kantor

Fungsi perbekalan perkantoran dalam operasional yaitu :
a.       Menyusun rencana kebutuhan perbekalan
b.      Mengadakan kebutuhan perbekalan
c.       Menyimpan perbekalan
d.      Memelihara perbekalan
e.       Menyalurkan perbekalan
f.       Menginventarisasikan perbekalan
g.      Menghapuskan perbekalan
h.      Mengendalikan perbekalan


 3. MACAM PERBEKALAN KANTOR

3.1.      Mesin Kantor

Mesin perkantoran adalah alat yang dipergunakan untuk mencatat, mengirim, menggandakan dan mengolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris, elektronik, magnetic atau secara kimiawi . Macam mesin perkantoran itu banyak sekali dan tampak terus bertambah sejalan dengan kemajuan teknologi. Beberapa macam yang cukp umum ialah :
a. mesin ketik (typewriter)
b. meisn dikte(dictating machine)
c. mesin hitung (calculating machine)
d. mesin keperluan surat menyurat (maling equipment)
e. mesin pengganda warkat (duplicatior copier)
f. Mesin komunikasi ( communication equipment)
  
3.2       Perabot Kantor

Perabot kantor yang dalam bahasa Inggris disebut office furniturngs  atau office furnitures biasanya meliputi meja tulis dengan kursinya, lemari arsip dan perlengakapan untuk menyimpan warkat warkat lainnya, meja biasa, rak, lemari besi dan perabot lainnya semacam itu. Di Indonesia perabot kantor hampir seluruhnya dibuat dari kayu, sedang di luar negeri umumnya terbuat dari baja atau metal lainnya.
Dua macam perbot kantor yang tentu dimilki dan paling banyak dipergunakan dalam setiap kantor ialah meja tulis ( termasuk pula meja tik ) dan kursinya. Oleh karena itu hal meja dan kursi kerja itu perlu mendapat penelaahan secukupnya terutama mengenai segi ukuran, bentuk dan pertalinaya dengan luas lantai yang perlu disediakan .
Meja tulis yang baik hendaknya  memenuhi syarat sebagi berikut :
1.      dipermukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup
2.      permukaan meja tidak berkilat kilat sehingga tidak menyilaukan mata pegawai yang memakianya
3.      luas meja tidak perlu terlampau berlebihan
Perabot lainnya yang sama pentingya seperti meja tulis ialah kursinya , karena tanpa kursi tidak mungkin kerja ketatausahaan dapat dilaksanakan . Kursi yagn baik harus pula memenuhi syarat – syarat tertentu terutama dalam hubungannya dengan kesehatan dan kenikmatan pegawai yang memakainya. Menurut Prof. Ralph Bernes kursi yang baik harus memenuhi 4 syarat yang berikut:
1.      Kursi itu dapat diatur tinggi rendahnya sehingga cocok bagi pegawai yang memakianya
2.      Kursi dibuat secara kokoh , sebaiknya dengan kerangka dari baja serta tempat duduk penyangga dari kayu
3.      kursi itu sesuai dengan bentuk badan orang, yaitu bagian yang akan diduduki menyerupai sadel sehingga berat badan terbagi merata dan pegawai yang duduk merasa enak . Tapi depan dari tempat duduk itu hendaknya mempunyai bentuk bulat
4.      kursi itu mempunyai penyangga belakang sehingga dapat menujang tulang punggung karyawan
Macam kursi dapat dibagi menjadi 4 kursi kantor yaitu :
1.      Kursi pegawai tatausaha
2.      kursi sekertaris
3.      kursi konperensi / rapat
4.      kursi pejabat tinggi
Untuk pejabat pimpinan yang banyak membaca beragai warkat sebaiknya kursi kerjanya itu berlengan. Dengan demikian kedua tangan pejabat itu mendapt penyangga sehingga tidak lekas letih.
Tetapi untuk para pegawai tatausaha biasa, sebaiknya kursi itu tidak mempunyai lengan. Bagi pegawai yang banyak mengetik menulis atau melakukan hubungan kian kemari lengan kursi dapat menggangu yang akan mengurangi kelancaran pekerjaan atau kelincahan kerjanya.
Kursi paling memuaskan untuk berbagai macam pekerjaan ialah yang susunan tingginya dan penyangga belakang nya dapat disesuaikan untuk seorang pegawai. Jadi kursi kantor yang dapat diputar untuk mengatur tinggi rendahnya adalah sangat baik. Ini lebih lebih sangat perlu untuk petugasyagn bekerja dengan meja bentuk huruf L atau Z.
Mengenai ukuran tinggi kursi yang tepat bilamana ketinggian itu tidak dapat diatur, umumnya ialah 45 cm dari permukaan tempat duduk. Sebagai pedoman penting ialah pegawai yang memakai sesuatu kursi dapat dududk dengan kedua lengan kakinya menempel lantai . Kursi yang terlampau pendek juga tidak baik.   
             
3.3       Perlengkapan Kantor
                        Benda benda yang dipakai habis dalam pelaksanaan pekerjaan sehari hari dari pegawai tata usaha . Yang tergolong office Supplies adalah pena, tinta , pita mesin tik ,kertas, blangko formulir, karbon, karet penghapus,jepitan kertas, berkas.
Menurut Leffingwell dan Robinson seiap meja tulis hendaknya dilengkapi dengan standar perlengkapan tatusaha yang terdiri dari :
- gunting
-Penghapus pensil
-Berkas jepitan
- Tanggalan meja
- penjepret kawat
- Bantalan cap
- Desk tray
- berkas berka penjepit
- Bak untuk karet gelang
- pengaris
- bak untuk jarum
- Bak untuk jepitan kertas
- tangkai pena
- Cap tanggalan
- Bak untuk jarum
- pensil
- Kertas untuk mencoret coret
- Pensil warna


Setiap kantor perlu pula dilengkapi dengan sejumlah perlengakapan tatausaha . Suatu daftar perlengkapan itu telah disusun oleh Frences King dan Louis Feldman sebagai berikut , tapi jumlahnya masing – masing barang barang untuk sesuatu kantor tergantung pada besar kecilnya kantor yang bersangkutan :

- Mesin tik
 - Penghapus mesin tik
- Berkas , ukuran surat
- Mesin stensil
- Penghapus pensil
- Tanda petunjuk arsip surat – surat
- Mesin jumlah
- Jepitan kertas
- Karbon
- Lemari arsip
- Tali
- Tangkai pena
- Timbangan surat
- Gunting
- Amplop
- Keranjang sampah kantor
- Penggaris
- Cagak topi / pakaian
- Bak surat
- Pensil
- Blangko surat
- Jam
- Tinta
- Kertas polos
- Tali
- Bolpoint
- Karbon
- Buku catatan juru steno
- Silet
- Lem cair
- Tempat tinta
- Alat pembuka surat
- Pelubang kertas
- Penghapus tinta
- Spidol
- kertas isap

            Pesawat Kantor

Pesawat yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dsb.
                                    Interior kantor

Interior kantor yaitu semua jenis barang / fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor  sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.



Mesin Kantor


2.1         Pengertian Mesin Kantor

Mesin kantor (office machine) adalah segenap peralatan yang bersifat mekanis, elektris, elektronis maupun magnetis yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan atau mengirim keterangan yang dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga mampu memperlancar aktivitas kantor. Macamnya mesin kantor banyak sekali dan tampaknya terus menerus bertambah sejalan dengan kemajuan teknologi modern. Yang termasuk mesin kantor diantaranya  adalah computer, telepon, internet, mesin tik manual dan elektronik, dan sebagainya.

2.2              Macam  Mesin-Mesin Kantor

Mesin-mesin yang digunakan dalam suatu kantor mempunyai bentuk dan jenis yang beragam dan dapat diklasifikasikan menurut tenaga gerak, cara kerja komponen mesin dan fungsi mesin.  
a.       Tenaga penggerak
Menurut  tenaga penggerak, mesin kantor dibagi menjadi 2 yaitu :
1)      Mesin Manual
Mesin kantor yang dioperasikan dengan menggunakan tenaga manusia atau tenaga murni.
2)      Mesin Listrik (Elektrik)
Mesin kantor yang pengoperasiannya menggunakan tenaga listrik.
b.      Cara kerja komponen mesin
Menurut cara kerja komponen mesin, mesin kantor dibagi menjadi 2 yaitu :
1)      Mesin Mekanis
Mesin kantor yang rangkaian komponennya bergerak atau bekerja hanya pada waktu dioperasikan. Mesin ini ada yang digerakkan secara manual, tapi ada juga yang digerakkan dengan tenaga listrik.
2)      Mesin Elektronik
Mesin kantor yang rangkaian komponennya bersifat elektronis atau menggunakan bahasa mesin. Mesin ini hanya dapat digerakkan dengan  menggunakan tenaga listrik.
c.       Fungsi
Menurut fungsinya, mesin kantor dibagi menjadi 8 yaitu:
1)      Mesin penghimpun data atau informasi
a)      Mesin penjilid (binding machine)
b)      Stapler (hecht machine)
2)      Mesin pemisah
a)      Mesin pembuka surat (letter opener)
b)      Mesin pemotong kertas (paper cuter, guillotine)
c)      Mesin pelubang kertas / kartu (punch card machine)
d)     Mesin penghancur dokumen (shredder)
e)      Asahan pensil (pencil sharpener)
3)                                          Mesin pencatat data atau informasi
a)      Mesin dikte (dictating machine)
b)      Mesin tik (typewriter)
c)      Mesin penomor (numbering machine)
d)     Mesin pencetak perangko (franking machine)
e)      Stampel (time dan date stamps)
f)       Pencatat uang kas (cash register)
g)      microfilm
4)                                          Mesin pengolah data
a)      Mesin jumlah (adding machine)
b)      Mesin hitung (calculating machine)
c)      Komputer
5)                                          Mesin pengganda
a)      Mesin stensil (stencil duplicator)
b)      Mesin stensil spiritus (spirit duplicator)
c)      Mesin fotokopi
d)     Mesin perekam sheet (sheet cuter, scanner)
e)      Mesin offset
6)                                          Mesin pengirim data atau informasi (mesin komunikasi)
a) Telepon dan interphone
c)      Telex
d)     Faksimile
e)      Modem
f)       Intercom
g)      Radio paging
h)      Teleprinter
i)        Telefoto
j)        Telecopier
k)      Handy talky (HT)
7)                                          Mesin mengaman dan penyaman
a)      Pengaman data (data safes)
b)      Kipas angin (fan)
c)      Air conditioner (AC)
d)     Tirai udara (air curtain)
8)                                          Mesin pengontrol
a)  Mesin presensi
b) Close circuit television (CCTV)

2.3       Mesin Tulis Manual
Mesin tulis manual yaitu mesin tulis biasa yang dijumpai sehari-hari pada tiap kantor yang dapat dipergunakan untuk:
a.       Mengetik berbagai macam surat
b.      Mengetik naskah atau teks
c.       Mengetik tabel / daftar dan sheet stensil
d.      Mengetik pekerjaan-pekerjaan kecil seperti kuitansi, faktur, weselpos, kartupos dll.
1). Ciri-ciri mesin tulis manual yaitu:
a)      Digerakkan dengan tenaga manusia
b)      Cara kerja dan komponen mesinnya mekanik
c)      Gandaran berjalan atau dapat digeser ke kanan dan ke kiri
d)     Roll pita (spool) dapat menggulung pita mesin ke kanan dan ke kiri
e)      Penggunaan dapat diatur (atas, tengah, bawah)
f)       Ukuran hurufnya hanya pica dan elite
g)      Ada yang bergandaran panjang sampai 27 inci
h)      Mencetak dengan batang huruf
i)        Terdapat kait untuk ganti baris.
2. Cara pemeliharaan mesin tulis manual yaitu:
a)      Bagian luar selalu dibersihkan dengan kain halus, serbuk-serbuk kotoran dibersihkan dengan kuas dan balok-balok huruf dibersihkan dengan sikat diberi bensin sedikit.
b)      Roll penggulung kertas selalu dibersihkan dengan spirtus (alkohol) sebab kalau terkena bensin atau minyak roll menjadi rusak karena mengembang tidak rata.
c)      Bagian yang bergerak diberi pelimas.
d)     Jika tidak dipergunakan hendaknya ditutup agar tidak terkena debu dan gandaran berada pada posisi tengah.
e)      Bila membetulkan kesalahan dengan mempergunakan karet penghapus, gandaran harus digeser ke kanan atau ke kiri agar kotoran karet penghapus tidak masuk kedalam mesin tulis.

2.4.      Mesin Jumlah dan Mesin Hitung Manual
Mesin jumlah manual adalah mesin yang dapat menghitung perkalian yang sederhana tetapi cara menghitungnya seperti penjumlahan sehingga untuk mencapai hasilnya relatif lama.
Mesin jumlah manual termasuk salah satu jenis mesin hitung karena berupa mesin yang dipergunakan untuk menghitung angka-angka.
a. Jenis-jenis mesin hitung
1) Menurut kemampuannya dibedakan menjadi:
a)      Mesin jumlah
Mesin yang memiliki kemampuan untuk menjumlah, mengurangi dan mengalikan sederhana.
b)      Mesin hitung
Mesin yang memiliki kemampuan untuk menjumlah, mengurangi, mengalikan, membagi.
      2) Menurut tenaga penggeraknya dibedakan menjadi:
a)      Mesin hitung tangan
Mesin hitung yang digerakkan dengan tangan (tenaga manusia), dilengkapi dengan engkol.
b)      Mesin hitung listrik
Mesin hitung yang digerakkan dengan tenaga listrik.
3) Menurut cara kerja dan komponen mesinnya dibedakan menjadi:
a)      Mesin hitung mekanik
Mesin hitung yang cara kerja dan komponen mesinnya mekanis.
b)      Mesin hitung elektronik
Mesin hitung yang cara kerja dan komponen mesinnya terdiri dari elemen elektronik, berupa rangkaian kabel-kabel, tidak saling bergerak, biasanya digerakkan dengan tenaga listrik atau batere.
4) Menurut jumlah kunci-kuncinya dibedakan menjadi:
a)      Mesin hitung berkunci sepuluh
Mesin yang jumlah kuncinya tidak begitu banyak. Pada papan kunci terutama berisi tuts angka 0 samapi 9.
b)      Mesin hitung berkunci penuh
Mesin hitung dengan kunci / tuts pada papan kunci jumlahnya banyak sehingga tampak memenuhi papan tuts tersebut.
5) Menurut penyajian hasilnya dibedakan menjadi:
a)      Mesin hitung pencetak
Mesin hitung yang mencetak angka-angkanya pada kertas hitung / kertas roll.
b)      Mesin hitung tidak mencetak
Mesin hitung yang tidak, mencetak angka-angkanya pada kertas hitung.
b. Ciri-ciri dan cara kerja mesin jumlah tangan
Ciri-ciri mesin jumlah tangan berikut ini adalah untuk mesin jumlah tangan merk Olivetti Summa Prima 20, yaitu:
1)      Digerakkan oleh tangan (tenaga manusia) sehingga terdapat engkol.
2)      Cara kerja dan komponen mesinnya mekanik
3)      Perhitungan tercetak pada kertas hitung (printing)
4)      Indikator hanya menunjukkan jumlah digit
5)      Tiap perhitungan dan pencetakan angka-angka berjalan melalui penarikan engkol yang menggerakkan balok-balok angka
c. Cara kerja mesin jumlah tangan ini sbb:
1)      Angka-angka yang dihitung ditekan lewat tuts angka selanjutnya digerakkan oleh engkol.
2)      Tekanan tiap tuts angka dan tarikan engkol akan menggerakkan balok angka kemudian balok angka memukul pita yang bertinta.
3)      Dibawah pita terdapat roll kertas sehingga setiap tuts yang ditekan diikuti denga tarikan engkol menggerakkan balok angka.

2.5       Mesin Pemotong Kertas

a. Mesin pemotong kertas terbagi atas dua macam yaitu:
a.       Guillotine dipergunakan untuk memotong rata bagian tepi buku, diktat, atau memotong kertas sampai dengan tebal 6cm sekaligus.
b.      Paper cutter bentuknya lebih kecil dipergunakan untuk memotong lembaran kertas sampai dengan 15 lb.
b. Ciri-ciri pemotong kertas
1)      Digerakkan dengan tangan dan ada yang dengan listrik
2)                                                                              Cara kerja dan komponen mesinnya mekanis
3)      Memotong kertas dengan pisau yang ditekan
c. Cara kerja mesin pemotong kertas
1)      Kertas yang diletakkan di papan kertas dengan bagian yang akan dipotong diletakkan tepat pada alat pemotong.
2)      Dengan menekan pisau potong yang berada di atas kertas secukupnya maka kertas akan terpotong tepat pada garis pertemusn mata pisau dan alat pemotong.
d. Cara pemeliharaan pemotong kertas
1)      Seluruh permukaan tiap bagian mesin selalu dibersihkan dengan kain halus supaya tidak kotor dan berkarat, disimpan ditempat kering.
2)      Bagian per pada ujung pisau sesekali diberi pelumas
3)      Pisau yang tumpul diasah seperti mengasah gunting
4)      Jangan sampai memotong kertas yang ada bendelan berupa kawat jepret.

2.6       Mesin Penjilid

a. Mesin pejilid dapat dibedakan menjadi :
1) Menurut jenisnya dapat dibedakan atas
a)      Mesin penjilid buku yang bentuknya lebih besar dipergunakan untuk menjilid buku-buku dalam jumlah besar.
b)   Mesin penjilid laporan yang bentuknya lebih kecil dipergunakan untuk menjilid laporan dengan pejepit plastik atau kawat spiral.
2)  Menurut tenaga penggeraknya dapat dibedakan atas:
a)  Mesin penjilid manual yaitu digerakkan dengan tangan.
b)  Mesin penjilid listrik yaitu yang digerakkan dengan tanaga listrik.
b. Ciri-ciri mesin penjilid
1)      Penjilidan menggunakan plastik berbentuk spiral dengan hasil jilidan menyerupai album foto.
2)      Bagian tepi kertas laporan yang akan dijilid diberi lubang-lubang lebih dahulu.
3)      Tenaga penggerak tangan
4)      Cara kerja dan komponen mesinnya mekanis.
c. Cara kerja mesin penjilid
1)      Tepi kertas yang akan dijilid diberi lubang secara otomatis.
2)      Gigi plastik penjilid spiral dibuka kemudian dimasukkan kedalam lubang-lubang kertas sampai seluruhnya rapi.
3)      Untuk membuka jilidan tinggal membuka seluruh gigi plastik penjilid.
d. Cara pemeliharaan mesin penjilid
1)      Seluruh permukaan selalu dibersihkan supaya tidak mudah berkarat.
2)      Setelah dipergunakan laci tempat sisa kertas yang dilubangi dibersihakan.
3)      As dan per mesin sesekali diberi pelumas.
e. Macam-macam plastik penjilid yaitu:
1)      Plastik penjilid bulat
2)      Plastik penjilid oval
3)      Plastik penjilid punggung sempit.

2.7       Dampak Perkembangan Mesin-mesin Kantor

Perkembangan mesin kantor semakin lama semakin maju dan mengarah ke efisiensi kerja. Perkembangan ini ditunjukkan dengan ditemukannnya mesin-mesin kantor yang mempunyai sifat:
a.       Elektronis
b.      Multifungsi
c.       Pengoperasiannya mudah dan simpel
d.      Tenaga listrik yang digunakan kecil
e.       Harga relatif murah
f.       Ukuran fisik semakin kecil
g.      Kemampuan dan kecanggihan mesin semakin tinggi
h.      Cara kerjanya otomatis

Selain pengaruh terhadap efisiensi kerja, perkembangan mesin kantor juga mempunyai dampak terhadap:
a.                           Tenaga Kerja
1)      Mutu dan kualitas tenaga kerja meningkat
2)      Kedisiplin dan gairah kerja meningkat
3)      Beban kerja dan pikiran menjadi lebih ringan
4)      Pendapatan tenaga kerja meningkat
b.      Prosedur Kerja
1)      Semakin mudah
2)      Semakin lancar
3)      Semakin sederhana
4)      Semakin efisien
c.       Hasil Kerja
1)      Kualitas kerja meningkat
2)      Standar mutu tertentu dapat terpenuhi
3)      Keseragaman dan keragaman bentuk, jenis, ukuran produk sangat akurat
4)      Mempertinggi jumlah hasil pekerjaan 

Dampak negatif perkembangan teknologi mesin perkantoran pada umumnya dirasakan sekali terutama yang menyangkut ketenagkerjaan dan penambahan biaya sebagai berikut
a.       Sulitnya mencari tenaga kerja dengan kemampuan dan keterampilan sesuai mesin yang ada
b.      Menambah jumlah pengangguran karena tenaga kerja yang dibutuhkan relatif lebih sedikit
c.       Pemeliharaan mesin yang kurang baik akan menimbulkan pemborosan
d.      Menambah suara gaduh sehingga menggangu pegawai lainnya.
e.       Menimbulkan rasa ketergantungan kepada mesin yang sulit akan menimbulkan pemborosan.
f.       Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang memerlukan biaya.

Bila terjadi penggantian mesin baru akan berakibat pada perubahan metode, prosedur dan pengadaan pelatihan tenaga kerja.