2.1
Arti Kerja
Kerja adalah aktivitas seseorang dalam melakukan kegiatan
berupa pekerjaan yang bertujuan untuk mendapatkan hasil berupa keuntungan atau
gaji atau upah .
Kerja cerdas merupakan sebuah model kerja dimana seseorang
melakukan pekerjaan sedikit tapi hasilnya besar, biasanya berangakat dari kerja
yang terikat pada aturan atau jam kerja formal atau berbisnis jarang jarang
tetapi sekali mendapatkan untung, untungnya cukup untuk dinikmati berbulan bulan atau cukup untuk sekian minggu
ke depan.
Syarat
mental yang perlu dimiliki untuk mencapai kerja yang produktif , antara lain :
a.
Mengembangkan
standar prestasi yang pas
Pas disini artinya memiliki
standar yang sesuai dengan perkembangan kita hari ini. Seperti yang kita alami,
jika standar yang kita patok itu terlalu rendah maka kita akan bingung atau sedikit hasilnya. Karena itu ada
yang menyarankan, little is more and more is little. Dengan kata lain supaya tetap produktif, berarti
kita perlu memberi standar yang benar benar pas dengan dinamika perkembangan
kita. Jangan terlalu rendah atau jangan terlalu sedikit. Tapi jangan terlalu
tinggi atau jangan terlalu banyak .
b.
Mengasah
kreativitas
Kreativitas
atau tidak kreatif, pada akhirnya adalah masalah manajemen batin. Suasana atau
fasilitas memang mendukung kreativitas, tapi batin ini tidak kreatif, fasilitas
dan suasana itu tidak ada gunanya. Mengasuh kretivitas ini bisa kita lakukan
dengan menyediakan ruang untuk menemukan berbagai kemungkinan untuk menciptakan
metode cara atau teknik baru yang efektif dan lebih efektif dan lebih efisien
dan membantu kita menjadi lebih produktif. Soal apa bentuknya, bagaimana
caranya dan lain-lain, ini urusan kita maing-masing. Ini mengingat, biasanya
the best technique is always not in the book. Teknik , metode atau cara yang
kita dapatkan dari orang lain atau dari buku umumnya sebagai “an aid“ atau
bantuan buat kita untuk discovery atau eksplorasi.
c.
Menajamkan focus
Produktivitas sangat erat hubungannya
dengan soal focus. Fokus
kareana itu merupakan kekuatan. Contoh sepele, misalnya : jika kita melihat
benda di depan mata tetapi pikiran kita tidak fokus, maka produktivitas penglihatan
kita juga tidak bagus. Ini
terjadi sampai ke hal – hal yang sangat mendasar dalam hidup manusia. Jika
seseorang memfokuskan pikirannya untuk melihat peluang, maka yang menjadi
kesimpulan di batinnya teantang dunia ini adalah peluang. Meski awalnya adalah soal
kesimpulan di batin, tetapi pada tahapan tertentu akan dipengaruhi tindakan dan
produktivitasnya.
Saking eratnya hubungan antara
produktivitas dan fokus, teori manajemen sampai mengajarkan kita untuk membagi
aktivitas menjadi :
1. Prioritas
2. penting
3. mendesak
4. distrsaksi
Jika kita gagal membedakan antara prioritas dan
distraksi (aktivitas yang tidak prioritas, tidak penting dan tidak mendesak),
pasti fokus pikiran kita kacau. Kalau sudah kacau, produktivitas kita pun akan
terancam.
d.
Menggali
Tracit knowledge
Istilah
tracit knowledge ini bisa ki tajumpai di naskah kerja Robert J, Stenberg, pakar
Psikologi di Yale Universitas. Ini adalah semacam pengetahuan spesifik tentang
sesuatu yang diperoleh seseorang dari praktek. Tracit Knowledge ini punya ciri khas
antara lain pengetahuan ini adalah sebuah prosedur didalam diri seseorang tentang bagaimana sesuatu harus dikerjakan ,
Pengetahuan itu merupakan buah dari melakukan sesuatu , bukan buah dari diajar
orang lain .
Pengtahuan
itu bersifat sangat pribadi seseirang
supir yang sudah berpengalaman, pasti memiliki prosedur batin tentang bagaimana
menjalankan kesadaran yang diajarkan oleh pengalamannya. Prosedur batin itu
biasanya tidak dimiliki oleh seorang supir yang baru lulus dari sekolah montir
. Kita sering menyebutkannya dengan istilah ” feeling” atau gerakan
refleks atau disbut dengan beyond the technique.
Kaitan dengan
produktivitas di sini sangat jelas. Seoramg sopir yang sudah bekerja dengan
feeling tadi, pasti lebih tahan lama, lebih rileks dan lebih cepat. Saya kira ilustrasi ini juga bisa kita terapkan
dalam pekerjaan sejari–hari.
e.
Menjaga
harmonitas
Seperti juga alam raya ini,
hidup kita akan produktif kalau harmonitasnya terjaga, serasi atau seimbang. Belajar
dari praktek hidup, mayoritas penyakit yang merupakan ancaman produktivitas, entah
itu penyakit jiwa atau raga, mulanya muncul dari pengabdian kecil yang kemudian
menimbulkan ketidakharmonisan, atau ketidakseimbangan ke hampir seluruh wilayah
hidup. Contohnya kurang tidur. Ketika kita kurang tidur, yang terjadi bukan
hanya kita butuh tidur di siang hari sebagai pengganti waktu tidur yang telah
kita gunakan untuk yang lain. Kurang tidur yang sudah sampai pada tingkat
overdosis, bisa menggangu hubungan kita dengan pekerjaan, dengan oramg lain,
dan seterusnya yang akhirnya mengakibatkan produktivitas rendah.
f.
Perlindungan
batin
Batin disini
tidak bisa kita samakan dengan emosi. Melindungi batin, bukanlah emosi. Kalau konteksnya produktivitas, batin kita
perlu dilindungi dari kotoran yang mengganggu produktivitas. Biasnya, kotoran itu adalah masalah yang kita ciptakan sendiri
secara tidak sengaja atau masalah yang didatangkan orang lain untuk kita.
Maksudnya ialah kita sering mendengar ucapan, kritik atau pun pendapat orang
lain yang tidak enak mengenai diri kita, cara kerja maupun hasil pekerjaan
kita. Kita bisa saja menanggapnya sebagai sampah yang mengotori batin dan harus
dibuang, atau menganggapnya sebagai sampah yang mengotori batin dan harus
dibuang, atau menaggapinya sebagai warning signal atas sesuatu di dalam diri
yang perlu kita renungkan. Kalau kita mau belajar dan bertumbuh , mata batin
kitalah yang harus menangkap kata-kata yang bertujuan pada kita, bukan telinga
kita. Mata batin, bisa melindungi ki tadari self-denial (pengingkaran kenyataan
diri). Kita bisa tutup telinga, tapi tidak bisa menutup mata batin. Kejernihan suara batin bisa menuntun kita
bekerja cerdas, kalu kita mau mendengar tuntutanya.
Apa mungkin
ki tasanggup membersihkan batin dari masalah untuk sekedar menjadi lebih
produktif? Kalau konteksnya praktek hidup, maksudnya yang lebih tepat bukanlah
bersih dalam arti tidak ada masalah atau lari dari masalah. Selain mustahil,
pun ju gaini malah tidak produktif. Maksudnya adalah menyelesaikan masalah
secara sehat, jujur dan proporsional. Kalau kita proporsional dalam memikirkan, bersikap dan bertindak, maka
produktivitas kita tidak terganggu dengan masalah yang ada.
Jika kita
sedikit- sedikit sakit hati lalu memasukkan hati ulah orang lain, dan tidak
menjadikannya ”obat pahit”, ini bisa mengganggu produktivitas. Batin kita akan
bekerja untuk memikirkan orang lain dalam pengertian memikirkan dan
mengembangkan diri serta memproduksi solusi yang lebih banyak atau lebih cepat.
2.2
Pengertian Analisis Pekerjaan Kantor
Analisis Pekerjaan kantor (Job Analisis) merupakan kegiatan untuk menciptakan landasan atau pedoman bagi
penerimaan dan penempatan karyawan. Dengan demikian kagiatan perencanaan SDM
tidak terlepas dari analisis jabatan. Analisis pekerjaan atau sering disebut
analisi jabatan adalah kegiatan untuk memberikan analisis pada setiap
jabatan/pekerjaan, sehingga dengan demikian akan memberikan pula gambaran
tentang spesifikasi jabatan tertentu.
Analisis pekerjaan kantor secara sistematik meliputi
kegiatan-kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi dan mengorganisasikan
pekerjaan/jabatan yang ada di kantor. Informasi yang dikumpulkan melalui
analisis jabatan berperan penting dalam perencanaan SDM kerena menyediakan data
tentang kondisi kepegawaian dan lingkungan kerja.
Contoh informasi yang didapat dari analisis
jabatan adalah uraian jabatan, syarat jabatan, berat ringannya pekerjaan, besar
kecilnya risiko pekerjaan, sulit tidaknya pekerjaan, besar kecilnya tanggung
jawab, banyak sedikitnya pengalaman, tinggi rendahnya tingkat pendidikan dan
pertimbangan-pertimbangan lain.
Analisis
jabatan juga merupakan informasi tentang jabatan itu sendiri dan syarat-syarat
yang diperlukan untuk dapat memegang jabatan tersebut dengan baik. Output dari
analisis jabatan adalah deskripsi jabatan (Job Description) dan
spesifikasi jabatan (Job Specification).
Deskripsi
jabatan (Job
Description) menjelaskan tentang suatu jabatan, tugas, tanggung jawab,
wewenang dan sebagainya. Sedangkan spesifikasi jabatan (Job
Specification) adalah informasi tentang syarat-syarat yang diperlukan bagi
setiap karyawan agar dapat memangku suatu jabatan dengan baik. Syarat tersebut
antara lain : 1) Syarat pendidikan, 2) Syarat kesehatan, 3) Syarat fisik, dan
4) Syarat lain seperti status pernikahan, jumlah anggota keluarga, kepribadian
tertentu dan sebagainya.
Menurut French (1986), analisis jabatan adalah
penyelidikan yang sistematis tentang isi pekerjaan, lingkungan fisik yang
melingkupi pekerjaan, dan kualifikasi yang dibutuhkan untuk menjalankan
tanggung jawab jabatan/pekerjaan.
Sejumlah kategori
informasi selalu terdapat pada analisis jabatan, termasuk di dalamnya aktivitas
apa saja yang ada, mengapa, bagaimana serta kapan aktivitas tersebut dilakukan;
juga berisi informasi tentang alat/mesin apa yang digunakan, apa yang
dipertimbangkan dalam interaksi satu sama lain, kondisi kerja secara fisik dan
sosial, pelatihan, ketrampilan dan kemampuan yang diisyaratkan dalam pekerjaan.
Analisis jabatan yang baik juga dapat digunakan untuk memperbaiki efektivitas
dan efisiensi staffing, penilaian, imbalan dan sebagainya.
Analisis jabatan merupakan informasi tertulis mengenai pekerjaan-pekerjaan
apa yang harus dikerjakan oleh pegawai dalam suatu perusahaan agar tujuan
tercapai. Dari analisis jabatan dapat dibuat rancangan pekerjaan dan ditetapkan
uraian pekerjaan. Dengan demikian analisis jabatan dapat memberikan informasi
tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan
personalia, perilaku manusia dan alat-alat yang digunakan.
Schuler (1992)
berpendapat bahwa analisis jabatan adalah suatu proses penguraian dan
pencatatan pekerjaan-pekerjaan. Sedangkan khusus uraian dan catatan tersebut
adalah sasaran pekerjaan-pekerjaan yaitu tugas-tugas atau aktivitas dan kondisi
yang meliputinya. Dasar dari analisis jabatan adalah spesifikasi pekerjaan yang
tertulis secara mendetail tentang ketrampilan, pengetahuan dan kemampuan
individu yang dibutuhkan oleh kinerja pekerjaan tersebut. Namun demikian, tidak
semuanya berjalan baik. Uraian kerja yang termasuk didalamnya menginformasikan
tentang standar kinerja, karakteristik tugas yang dirancang, dan karakteristik
individu pekerja. Selain itu spesifikasi pekerjaan meliputi karaktersitik
individu, interest dan preferensi yang kompatibel dengan pekerjaan atau
memuaskan kinerja pekerjaan. Modifikasi antara uraian pekerjaan dan spesifikasi
pekerjaan adalah untuk menjaga agar sasaran manajemen SDM seperti peningkatan
produkstivitas dan kualitas hidup pekerja senantiasa terjaga.
2.3 Jenis Analisis Pekerjaan
Kantor
1. Tradisional
• Informasi yang dikumpulkan hanya mencakup tanggungjawab, kewajiban
dan kualifikasi minimal untuk melaksanakan suatu pekerjaan dalam jabatan
tertentu.
• Tidak dapat digunakan untuk menyusun deskripsi pekerjaan karena tidak
terdapat rincian stndar kinerja yang diharapkan.
2. Berorientasi hasil
• Mencakup harapan
organisasi terhadap karyawan
• Mencakup keterkaitan
antara tugas, standar kinerja, kecakapan dan kualifikasi minimal Contohpertanyaan
yang diajukan :
a. TUGAS : perilaku, kewajiban/tanggungjawab apa yang
penting bagi perusahaan?
b. KONDISI PEKERJAAN : bagaimana sifat dasar
pekerjaan atau syarat apa yang diperlukan agar pekerjaan terlaksana, petunjuk
apa yang tersedia untuk membantu pekerja melaksanakan tugasnya ?
c. STANDAR KINERJA : kinerja seperti apa yang
diharapkan, baik berdasarkan standar kualitas, kuantitas dan ketepatan waktu
yang ditetapkan perusahaan ?
d. KECAKAPAN : kemampuan, pengetahuan dan ketrampilan
apa yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap tugas dengan standar minimal ?
e.
KUALIFIKASI : pendidikan dan pengalaman apa yang dibutuhkan untuk mampu
melaksanakan suatu pekerjaan ?
2.4 Sasaran Analisis Pekerjaan Kantor
·
Menentukan nilai pekerjaan yang memungkinkan untuk pemeliharaan hak
pembayaran internal dan eksternal.
·
Memastikan perusahaan tidak melanggar ketetapan upah dan imbalan untuk
pekerjaan yang sama.
·
Membantu supervisor dan pekerja dalam mendefinisikan tugas dan
tanggung jawab untuk masing-masing pekerja.
·
Menyediakan justifikasi untuk eksistensi pekerjaan dan manakala organisasi
dalam kondisi “fit” hingga kondisi “istirahat”.
·
Menentukan
kebutuhan rekrutmen dan informasi yang memungkinkan untuk membuat keputusan
pekerja.
·
Sebagai
dasar untuk memantapkan program dan pola pengembangan karier bagi karyawan.
·
Sebagai
cara untuk menyampaikan pada pekerja potensi apa yang diharapkan dari mereka,
kondisi kerja secara umum dan tipe individu yang bagaimana yang dapat memuaskan
pekerjaan.
2.5 Manfaat Dan Fungsi Analisis
Pekerjaan Kantor
Beberapa kegiatan organisasi akan
berjalan lebih baik hasilnya bila berlandaskan atau berpedoman pada analisis
jabatan. Menurut Nitisemito (1992), analisis
jabatan bermanfaat sebagai :
a. landasan untuk melaksanakan
mutasi;
b.
landasan
untuk melaksanakan promosi;
c.
landasan
untuk melaksanakan training/ pelatihan;
d. landasan untuk melaksanakan kompensasi;
e.
landasan
untuk melaksanakan syarat lingkungan kerja;
f.
landasan
untuk pemenuhan kebutuhan peralatan.
Analisa jabatan dilakukan terutama untuk
menyelidiki fungsi, peranan dan tanggung jawab sesuatu jabatan. Hasil Analisa
Jabatan ini akan memberikan gambaran tentang tugas dan tanggung jawab setiap
pekerja. Pemakaian atau kegunaan Analisa Jabatan pada umumnya digunakan untuk :
1. Kelembagaan (Organisasi Dan Perancang
Jabatan )
·
Penyusunan
organisasi baru
·
Penyempumaan
organisasi yang sekarang
·
Peninjauan
kembali alokasi tugas, wewenang dan tanggungjawab tiap jabatan
2. Kepegawaian
·
Rekrutmen
seleksi/penempatan
·
Penilaian
jabatan (Evaluasi jabatan)
·
Penyusunanjenjang
karir (Career Planning)
·
Mutasi/promosi/rotasi
(kaitannya erat dengan c)
·
Program
pelatihan
3. Ketatalaksanaan
·
Tata
laksana
·
Tata
kerja/prosedur
Jadi sebenarnya yang dimanfaatkan dari suatu kegiatan
analisis jabatan untuk hal atau kegiatan-kegiatan yang disebut dalam 1,2 dan 3
adalah hasil yang diperoleh dari proses analisis Jabatan. Hasil tersebut tiada
lain dari data-data jabatan yang kemudian di susun secara sistematis dan
terorganisir menjadi informasi jabatan. Uraian tentang informasi jabatan ini
biasanya disebut uraian jabatan (Job Description)
Sedangkan fungsi
dari analisis jabatan adalah untuk :
a.
menentukan
basis regional bagi struktur kompensasi
b.
mengevaluasi
tantangan lingkungan yang mempengaruhi pekerjaan
individu
c.
menghapuskan
persyaratan kerja yang dapat menyebabkan adanya
deskriminasi dalam pengadaan SDM
d.
merencanakan
kebutuhan SDM di waktu yang akan datang
e.
memadukan
lamaran dan lowongan kerja yang ada
f.
memforkas
dan menentukan kebutuhan-kebutuhan latihan bagi para
karyawan
g.
mengembangkan
rencana-rencana pengembangan pegawai yang
potensial
h.
menetapkan
standar prestasi kerja yang realistik
i.
menempatkan
karyawan sesuai dengan ketrampilannya
j.
membantu
revisi struktur organisasi
k.
memperkenalkan
karyawan baru dengan pekerjaan mereka
l.
memperbaiki
alur kerja
m.
memberikan
data sebagai fungsi saluran komunikasi
n.
menetapkan
garis promosi dalam semua departemen dan organisasi
2.6 Unsur dari Analisis Pekerjaan Kantor
Analisis Jabatan mencakup 2 elemen, yaitu :
·
Uraian
Jabatan (Job Description).
·
Spesifikasi
Jabatan (Job Spesification) atau Persyaratan Jabatan (Job Requirement)
a. Uraian Jabatan (Job
Description)
Uraian jabatan
adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu
jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat
penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk
menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas
tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan.
Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam Uraian
Jabatan pada umumnya meliputi :
a.
Identifikasi
Jabatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan nomor kode
jabatan dalam suatu perusahaan
b.
Ikhtisar
Jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut; yang
juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan atas
informasi pada identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup
jelas
c.
Tugas-tugas
yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah merupakan inti dari Uraian
Jahatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan secara tepat.
Untuk itu, bisa dimulai menyusunnya dengan mencoba menjawab
pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan mengapa suatu
pekerjaan dilaksanakan, dan bagaimana cara melaksanakannya
d.
Pengawasan
yang harus dilakukan dan yang diterima. Bagian ini menjelaskan
nama-nama jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini, dan tingkat pengawasan
yang terlibat
e.
Hubungan
dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan horizontal jabatan
ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya
dengan jalur promosi, aliran serta prosedur kerja
f.
Mesin,
peralatan dan bahan-bahan yang digunakan
g.
Kondisi
kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari suatu
jabatan. Misalnya panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lain- lain terutama kondisi
kerja yang berbahaya
h.
Komentar
tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas
b. Spesifikasi/Persyaratan Pekerjaan / Jabatan
Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal
yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat
melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi
jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi
dapat juga di susun secara terpisah.
Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam
Spesifikasi Jabatan adalah:
1. Persyaratan pendidikan, latihan dan
pengalaman kerja
2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan
3. Persyaratan fisik dan mental
4. Persyaratan umur dan jenis kelamin
c. Kegunaan Uraian jabatan dan spesifikasi jabatan
Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan,
sebagai hasil dari Analisa Jabatan mempunyai banyak manfaat, antara lain:
1. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi
Jabatan
2. Sebagai dasar untuk menentukan standard
hasil kerja seseorang
3. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen,
seleksi dan penempatan pegawai baru
4. Sebagai dasar untuk merancang program
pendidikan dan latihan
5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi
6. Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan
dalam organisasi dan penyederhanaan kerja
7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program
kesehatan dan keselamatan kerja
2.7 Pelaksanaan Analisis Pekerjaan Kantor
Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses
pengumpulan, penelitian, penguraian data jabatan yang tahapannya sebagai
berikut :
1. Tahap persiapan dan perencanaan
2. Tahap pengumpulan data
3. Tahap pengolahan data
Selanjutnya setiap tahap pelaksanaan dijelaskan sebagai berikut:
1. Tahap persiapan dan perencanaan Pada
tahap ini beberapa kegiatan yang dilakukan adalah :
·
Penegasan
kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan bagi proses selanjutnya
termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya.
·
lnventarisasi
jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada dan di susun berdasarkan
hierarki dan di beri kode identifikasi
·
Menetapkan
metode pengumpulan data yang akan digunakan dan menyiapkan alat dan sama yang
diperlukan ( formulir dll. )
·
Membentuk
team pelaksana analisis dan menjelaskan tentang metode yang akan digunakan.
·
Komunikasi/penjelasan
oleh pimpinan perusahaan kepada semua pimpinan unit kerja dan semua karyawan
tentang maksud dan tujuan analisis jabatan yang akan dilaksanakan.
Hal ini dilaksanakan untuk mencegah terjadinya
salah pengertian dan timbulnya persepsi dan harapan yang keliru.
2. Tahap Pengumpulan Data
Pengumpulan data jabatan dapat dilakukan dengan melalui beberapa cara:
a. Metode Observasi dan Wawancara
Metode observasi berarti
pelaksana analisis jabatan mengamati secara langsung di tempat bagaimana tugas
pekerjaan dilaksanakan dan mencatatnya untuk di olahnya menjadi informasi. Kelemahan : lambat,
mahal, terkadang kurang akurat Kelebihan : memperoleh informasi dari
tangan pertama, mengenal kondisi kerja, ketrampilan yang diperlukan dan peralatan
yang digunakan secara riil. Sedangkan dalam metode wawancara petugas
analisis mewawancarai langsung pemegang jabatan dengan mengajukan pertanyaan
yang di siapkan lebih dulu dan mencatat jawabannya untuk diolah menjadi
informasi yang di perlukan Kelemahan : jika terjadi salah pemahaman maka data akan bias, terkadang
tanggapan kurang lengkap.Kelebihan : biaya relatif murah, waktu efisien
b. Metode Kuesioner ( Daftar Pertanyaan )
Pengumpulan data dilakukan melalui penyebaran
daftar pertanyaan kepada semua karyawan untuk di isi. Daftar pertanyaan itu
bisa bersifat "terbuka" (Open ended) artinya, penjawab harus
memberikan jawaban menurut kehendaknya sendiri dengan caranya sendiri, tidak
dibatasi. Bila daftar pertanyaan itu bersifat "tertutup" (Closed),
maka pertanyaan sudah dibuat sedemikian rupa sehingga penjawab tinggal menjawab
ya/tidak, atau benar/salah.
c. Metode Studi Referensi
Metode ini mengandalkan pada pengetahuan dan
"ahli", rujukan yang ada dan perbandingan dengan organisasi lain.
Metode ini jarang digunakan.
d. Metode Kombinasi
Metode ini berarti menggunakan beberapa
metode di atas sekaligus.
Metode observasi di tempat dapat diadakan untuk jabatan
atau posisi yang khusus. Observasi dapat mengungkapkan hal-hal yang tidak dapat
diuraikan secara tertulis seperti kondisi kerja, arus kerja, proses,
keterampilan yang dibutuhkan dan perajatan yang digunakan.
Metode wawancara dilakukan mengingat tidak semua
jabatan dapat dianalisis secara tertulis. Jabatan seperti: jabatan teknis,
profesional, kepengawasan dan eksekutif sebaik-nya dikaji melalui wawancara
atas pemegang jabatan yang bersangkutan.
Metode daftar pertanyaan pada umumnya kurang
berhasil, karena tidak semua karyawan telah mengisi formulir atau dapat membaca
dan menulis dengan baik. Setiap kategori karyawan harus diberi kuisioner
tersendiri dengan gaya bahasa khusus guna mencegah kesalahpahaman dalam
penafsiran.
Metode studi referensi misalnya dapat dilakukan
dengan menganalisis buku catatan harian untuk mendapatkan informasi tentang
suatu jabatan atau posist. Tetapi metode ini agak sulit dilakukan karena tidak
semua catatan harian berguna, karena si penulis tidak merumuskan kegiatan yang sebenarnya.
Juga masih banyak pekerjaan yang tidak membiasakan diri membuat catatan harian
seperti pesuruh atau mekanik.
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan untuk menetapkan
metode analisis yang terbaik adalah :
• Karakteristik pekerjaan (fungsi, tanggungjawab, dan kondisi)
• Lokasi tempat kerja
• Persiapan perndahuluan yang dilakukan oleh analisis
• Sikap dan tanggapan
karyawan
• standar kinerja yang
ditetapkan
3. Tahap Pengolahan Data
Setelah proses pengumpulan data selesai, dilakukan pengolahan data yaitu:
1. Menentukan faktor-faktor dari penilaian
jabatan
2. Menentukan bobot nilai dari setiap faktor
3. Analisa hasil interview dan kuisioner yang
telah di isi
4. Analisa persyaratan jabatan
5. Menyusun uraian jabatan
6. Melakukan pola penilaian jabatan sebagai
dasar dari penentuan sistem personalia lainnya
7. Mempersiapkan rekomendasi bagi perencanaan
tenaga kerja, pola pengadaan, seleksi dan penempatan pegawai; penilaian karya
pegawai; sistem pemberian balas jasa ; pelatihan dan pengembangan pegawai,
sistem dan prosedur administrasi kepegawaian.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar