Mesin Kantor

2.1         Pengertian Mesin Kantor

Mesin kantor (office machine) adalah segenap peralatan yang bersifat mekanis, elektris, elektronis maupun magnetis yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan atau mengirim keterangan yang dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga mampu memperlancar aktivitas kantor. Macamnya mesin kantor banyak sekali dan tampaknya terus menerus bertambah sejalan dengan kemajuan teknologi modern. Yang termasuk mesin kantor diantaranya  adalah computer, telepon, internet, mesin tik manual dan elektronik, dan sebagainya.

2.2              Macam  Mesin-Mesin Kantor

Mesin-mesin yang digunakan dalam suatu kantor mempunyai bentuk dan jenis yang beragam dan dapat diklasifikasikan menurut tenaga gerak, cara kerja komponen mesin dan fungsi mesin.  

a.       Tenaga penggerak

Menurut  tenaga penggerak, mesin kantor dibagi menjadi 2 yaitu :

1)      Mesin Manual

Mesin kantor yang dioperasikan dengan menggunakan tenaga manusia atau tenaga murni.

2)      Mesin Listrik (Elektrik)

Mesin kantor yang pengoperasiannya menggunakan tenaga listrik.

b.      Cara kerja komponen mesin

Menurut cara kerja komponen mesin, mesin kantor dibagi menjadi 2 yaitu :

1)      Mesin Mekanis

Mesin kantor yang rangkaian komponennya bergerak atau bekerja hanya pada waktu dioperasikan. Mesin ini ada yang digerakkan secara manual, tapi ada juga yang digerakkan dengan tenaga listrik.

2)      Mesin Elektronik

Mesin kantor yang rangkaian komponennya bersifat elektronis atau menggunakan bahasa mesin. Mesin ini hanya dapat digerakkan dengan  menggunakan tenaga listrik.

c.       Fungsi

Menurut fungsinya, mesin kantor dibagi menjadi 8 yaitu:

1)      Mesin penghimpun data atau informasi

a)      Mesin penjilid (binding machine)

b)      Stapler (hecht machine)

2)      Mesin pemisah

a)      Mesin pembuka surat (letter opener)

b)      Mesin pemotong kertas (paper cuter, guillotine)

c)      Mesin pelubang kertas / kartu (punch card machine)

d)     Mesin penghancur dokumen (shredder)

e)      Asahan pensil (pencil sharpener)

3)                                          Mesin pencatat data atau informasi

a)      Mesin dikte (dictating machine)

b)      Mesin tik (typewriter)

c)      Mesin penomor (numbering machine)

d)     Mesin pencetak perangko (franking machine)

e)      Stampel (time dan date stamps)

f)       Pencatat uang kas (cash register)

g)      microfilm

4)                                          Mesin pengolah data

a)      Mesin jumlah (adding machine)

b)      Mesin hitung (calculating machine)

c)      Komputer

5)                                          Mesin pengganda

a)      Mesin stensil (stencil duplicator)

b)      Mesin stensil spiritus (spirit duplicator)

c)      Mesin fotokopi

d)     Mesin perekam sheet (sheet cuter, scanner)

e)      Mesin offset

6)                                          Mesin pengirim data atau informasi (mesin komunikasi)

a) Telepon dan interphone

c)      Telex

d)     Faksimile

e)      Modem

f)       Intercom

g)      Radio paging

h)      Teleprinter

i)        Telefoto

j)        Telecopier

k)      Handy talky (HT)

7)                                          Mesin mengaman dan penyaman

a)      Pengaman data (data safes)

b)      Kipas angin (fan)

c)      Air conditioner (AC)

d)     Tirai udara (air curtain)

8)                                          Mesin pengontrol

a)  Mesin presensi

b) Close circuit television (CCTV)

2.3       Mesin Tulis Manual

Mesin tulis manual yaitu mesin tulis biasa yang dijumpai sehari-hari pada tiap kantor yang dapat dipergunakan untuk:

a.       Mengetik berbagai macam surat

b.      Mengetik naskah atau teks

c.       Mengetik tabel / daftar dan sheet stensil

d.      Mengetik pekerjaan-pekerjaan kecil seperti kuitansi, faktur, weselpos, kartupos dll.

1). Ciri-ciri mesin tulis manual yaitu:

a)      Digerakkan dengan tenaga manusia

b)      Cara kerja dan komponen mesinnya mekanik

c)      Gandaran berjalan atau dapat digeser ke kanan dan ke kiri

d)     Roll pita (spool) dapat menggulung pita mesin ke kanan dan ke kiri

e)      Penggunaan dapat diatur (atas, tengah, bawah)

f)       Ukuran hurufnya hanya pica dan elite

g)      Ada yang bergandaran panjang sampai 27 inci

h)      Mencetak dengan batang huruf

i)        Terdapat kait untuk ganti baris.

2. Cara pemeliharaan mesin tulis manual yaitu:

a)      Bagian luar selalu dibersihkan dengan kain halus, serbuk-serbuk kotoran dibersihkan dengan kuas dan balok-balok huruf dibersihkan dengan sikat diberi bensin sedikit.

b)      Roll penggulung kertas selalu dibersihkan dengan spirtus (alkohol) sebab kalau terkena bensin atau minyak roll menjadi rusak karena mengembang tidak rata.

c)      Bagian yang bergerak diberi pelimas.

d)     Jika tidak dipergunakan hendaknya ditutup agar tidak terkena debu dan gandaran berada pada posisi tengah.

e)      Bila membetulkan kesalahan dengan mempergunakan karet penghapus, gandaran harus digeser ke kanan atau ke kiri agar kotoran karet penghapus tidak masuk kedalam mesin tulis.

2.4.      Mesin Jumlah dan Mesin Hitung Manual

Mesin jumlah manual adalah mesin yang dapat menghitung perkalian yang sederhana tetapi cara menghitungnya seperti penjumlahan sehingga untuk mencapai hasilnya relatif lama.

Mesin jumlah manual termasuk salah satu jenis mesin hitung karena berupa mesin yang dipergunakan untuk menghitung angka-angka.

a. Jenis-jenis mesin hitung

1) Menurut kemampuannya dibedakan menjadi:

a)      Mesin jumlah

Mesin yang memiliki kemampuan untuk menjumlah, mengurangi dan mengalikan sederhana.

b)      Mesin hitung

Mesin yang memiliki kemampuan untuk menjumlah, mengurangi, mengalikan, membagi.

      2) Menurut tenaga penggeraknya dibedakan menjadi:

a)      Mesin hitung tangan

Mesin hitung yang digerakkan dengan tangan (tenaga manusia), dilengkapi dengan engkol.

b)      Mesin hitung listrik

Mesin hitung yang digerakkan dengan tenaga listrik.

3) Menurut cara kerja dan komponen mesinnya dibedakan menjadi:

a)      Mesin hitung mekanik

Mesin hitung yang cara kerja dan komponen mesinnya mekanis.

b)      Mesin hitung elektronik

Mesin hitung yang cara kerja dan komponen mesinnya terdiri dari elemen elektronik, berupa rangkaian kabel-kabel, tidak saling bergerak, biasanya digerakkan dengan tenaga listrik atau batere.

4) Menurut jumlah kunci-kuncinya dibedakan menjadi:

a)      Mesin hitung berkunci sepuluh

Mesin yang jumlah kuncinya tidak begitu banyak. Pada papan kunci terutama berisi tuts angka 0 samapi 9.

b)      Mesin hitung berkunci penuh

Mesin hitung dengan kunci / tuts pada papan kunci jumlahnya banyak sehingga tampak memenuhi papan tuts tersebut.

5) Menurut penyajian hasilnya dibedakan menjadi:

a)      Mesin hitung pencetak

Mesin hitung yang mencetak angka-angkanya pada kertas hitung / kertas roll.

b)      Mesin hitung tidak mencetak

Mesin hitung yang tidak, mencetak angka-angkanya pada kertas hitung.

b. Ciri-ciri dan cara kerja mesin jumlah tangan

Ciri-ciri mesin jumlah tangan berikut ini adalah untuk mesin jumlah tangan merk Olivetti Summa Prima 20, yaitu:

1)      Digerakkan oleh tangan (tenaga manusia) sehingga terdapat engkol.

2)      Cara kerja dan komponen mesinnya mekanik

3)      Perhitungan tercetak pada kertas hitung (printing)

4)      Indikator hanya menunjukkan jumlah digit

5)      Tiap perhitungan dan pencetakan angka-angka berjalan melalui penarikan engkol yang menggerakkan balok-balok angka

c. Cara kerja mesin jumlah tangan ini sbb:

1)      Angka-angka yang dihitung ditekan lewat tuts angka selanjutnya digerakkan oleh engkol.

2)      Tekanan tiap tuts angka dan tarikan engkol akan menggerakkan balok angka kemudian balok angka memukul pita yang bertinta.

3)      Dibawah pita terdapat roll kertas sehingga setiap tuts yang ditekan diikuti denga tarikan engkol menggerakkan balok angka.

2.5       Mesin Pemotong Kertas

a. Mesin pemotong kertas terbagi atas dua macam yaitu:

a.       Guillotine dipergunakan untuk memotong rata bagian tepi buku, diktat, atau memotong kertas sampai dengan tebal 6cm sekaligus.

b.      Paper cutter bentuknya lebih kecil dipergunakan untuk memotong lembaran kertas sampai dengan 15 lb.

b. Ciri-ciri pemotong kertas

1)      Digerakkan dengan tangan dan ada yang dengan listrik

2)                                                                              Cara kerja dan komponen mesinnya mekanis

3)      Memotong kertas dengan pisau yang ditekan

c. Cara kerja mesin pemotong kertas

1)      Kertas yang diletakkan di papan kertas dengan bagian yang akan dipotong diletakkan tepat pada alat pemotong.

2)      Dengan menekan pisau potong yang berada di atas kertas secukupnya maka kertas akan terpotong tepat pada garis pertemusn mata pisau dan alat pemotong.

d. Cara pemeliharaan pemotong kertas

1)      Seluruh permukaan tiap bagian mesin selalu dibersihkan dengan kain halus supaya tidak kotor dan berkarat, disimpan ditempat kering.

2)      Bagian per pada ujung pisau sesekali diberi pelumas

3)      Pisau yang tumpul diasah seperti mengasah gunting

4)      Jangan sampai memotong kertas yang ada bendelan berupa kawat jepret.

2.6       Mesin Penjilid

a. Mesin pejilid dapat dibedakan menjadi :

1) Menurut jenisnya dapat dibedakan atas

a)      Mesin penjilid buku yang bentuknya lebih besar dipergunakan untuk menjilid buku-buku dalam jumlah besar.

b)   Mesin penjilid laporan yang bentuknya lebih kecil dipergunakan untuk menjilid laporan dengan pejepit plastik atau kawat spiral.

2)  Menurut tenaga penggeraknya dapat dibedakan atas:

a)  Mesin penjilid manual yaitu digerakkan dengan tangan.

b)  Mesin penjilid listrik yaitu yang digerakkan dengan tanaga listrik.

b. Ciri-ciri mesin penjilid

1)      Penjilidan menggunakan plastik berbentuk spiral dengan hasil jilidan menyerupai album foto.

2)      Bagian tepi kertas laporan yang akan dijilid diberi lubang-lubang lebih dahulu.

3)      Tenaga penggerak tangan

4)      Cara kerja dan komponen mesinnya mekanis.

c. Cara kerja mesin penjilid

1)      Tepi kertas yang akan dijilid diberi lubang secara otomatis.

2)      Gigi plastik penjilid spiral dibuka kemudian dimasukkan kedalam lubang-lubang kertas sampai seluruhnya rapi.

3)      Untuk membuka jilidan tinggal membuka seluruh gigi plastik penjilid.

d. Cara pemeliharaan mesin penjilid

1)      Seluruh permukaan selalu dibersihkan supaya tidak mudah berkarat.

2)      Setelah dipergunakan laci tempat sisa kertas yang dilubangi dibersihakan.

3)      As dan per mesin sesekali diberi pelumas.

e. Macam-macam plastik penjilid yaitu:

1)      Plastik penjilid bulat

2)      Plastik penjilid oval

3)      Plastik penjilid punggung sempit.

2.7       Dampak Perkembangan Mesin-mesin Kantor

Perkembangan mesin kantor semakin lama semakin maju dan mengarah ke efisiensi kerja. Perkembangan ini ditunjukkan dengan ditemukannnya mesin-mesin kantor yang mempunyai sifat:

a.       Elektronis

b.      Multifungsi

c.       Pengoperasiannya mudah dan simpel

d.      Tenaga listrik yang digunakan kecil

e.       Harga relatif murah

f.       Ukuran fisik semakin kecil

g.      Kemampuan dan kecanggihan mesin semakin tinggi

h.      Cara kerjanya otomatis

Selain pengaruh terhadap efisiensi kerja, perkembangan mesin kantor juga mempunyai dampak terhadap:

a.                           Tenaga Kerja

1)      Mutu dan kualitas tenaga kerja meningkat

2)      Kedisiplin dan gairah kerja meningkat

3)      Beban kerja dan pikiran menjadi lebih ringan

4)      Pendapatan tenaga kerja meningkat

b.      Prosedur Kerja

1)      Semakin mudah

2)      Semakin lancar

3)      Semakin sederhana

4)      Semakin efisien

c.       Hasil Kerja

1)      Kualitas kerja meningkat

2)      Standar mutu tertentu dapat terpenuhi

3)      Keseragaman dan keragaman bentuk, jenis, ukuran produk sangat akurat

4)      Mempertinggi jumlah hasil pekerjaan 

Dampak negatif perkembangan teknologi mesin perkantoran pada umumnya dirasakan sekali terutama yang menyangkut ketenagkerjaan dan penambahan biaya sebagai berikut

a.       Sulitnya mencari tenaga kerja dengan kemampuan dan keterampilan sesuai mesin yang ada

b.      Menambah jumlah pengangguran karena tenaga kerja yang dibutuhkan relatif lebih sedikit

c.       Pemeliharaan mesin yang kurang baik akan menimbulkan pemborosan

d.      Menambah suara gaduh sehingga menggangu pegawai lainnya.

e.       Menimbulkan rasa ketergantungan kepada mesin yang sulit akan menimbulkan pemborosan.

f.       Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang memerlukan biaya.

Bila terjadi penggantian mesin baru akan berakibat pada perubahan metode, prosedur dan pengadaan pelatihan tenaga kerja.