Kepala, Sekretaris, dan Pegawai Kantor

 

2.1       PENGERTIAN KEPALA KANTOR

Kepala kantor / pemimpin adalah inti dari manajemen. Ini berarti bahwa manajemen akan tercapai tujuannya  jika ada pemimpin. Kepemimpinan hanya dapat dilaksanakan oleh seorang pemimpin. Seorang pemimpin  kepala kantor adalah seseorang yang mempunyai keahlian memimpin, mempunyai kemampuan mempengaruhi pendirian / pendapat orang atau sekelompok orang tanpa menanyakan alasan-alasannya. Seorang Kepala kantor adalah seseorang yang aktif membuat rencana-rencana, mengkoordinasi, melakukan percobaan dan memimpin pekerjaan untuk mencapai tujuan bersama-sama (Panji Anogara, Page 23).

                     

a. Tugas dan peran kepala kantor

Menurut  James A.F Stonen, tugas utama seorang pemimpin adalah:

1.        Pemimpin bekerja dengan orang lain

Seorang pemimpin bertanggung jawab untuk bekerja dengan orang lain, salah satu dengan atasannya, staf, teman sekerja atau atasan lain dalam organisasi sebaik orang diluar organisasi. 

2.        Pemimpin adalah tanggung jawab dan mempertanggungjawabkan (akontabilitas).

Seorang pemimpin bertanggungjawab untuk menyusun tugas menjalankan tugas, mengadakan evaluasi, untuk mencapai outcome yang terbaik. Pemimpin bertanggung jawab untuk kesuksesan stafnya tanpa kegagalan.

3.        Pemimpin menyeimbangkan pencapaian tujuan dan prioritas

     Proses kepemimpinan dibatasi sumber, jadi pemimpin harus dapat menyusun tugas dengan mendahulukan prioritas. Dalam upaya pencapaian tujuan pemimpin harus dapat mendelegasikan tugas-tugasnya kepada staf.  Kemudian pemimpin harus dapat mengatur waktu secara efektif, dan menyelesaikan masalah secara efektif.

4.        Pemimpin harus berpikir secara analitis dan konseptual

Seorang pemimpin harus menjadi seorang pemikir yang analitis dan konseptual. Selanjutnya dapat mengidentifikasi masalah dengan akurat. Pemimpin harus dapat menguraikan seluruh pekerjaan menjadi lebih jelas dan kaitannya dengan pekerjaan  lain. 

5.        Manajer adalah seorang mediator

Konflik selalu terjadi pada setiap tim dan organisasi. Oleh karena itu, pemimpin harus dapat menjadi seorang mediator (penengah).

6.        Pemimpin adalah politisi dan diplomat

Seorang pemimpin harus mampu mengajak dan melakukan kompromi. Sebagai seorang diplomat, seorang pemimpin harus dapat mewakili tim atau organisasinya.  

7.        Pemimpin membuat keputusan yang sulit

Seorang pemimpin harus dapat memecahkan masalah.

Menurut Henry Mintzberg,  Peran Kepala Kantor adalah :

1.      Peran hubungan antar perorangan, dalam kasus ini fungsinya sebagai pemimpin yang dicontoh, pembangun tim, pelatih, direktur, mentor konsultasi.

2.      Fungsi Peran informal sebagai monitor, penyebar informasi dan juru bicara.

3.      Peran Pembuat keputusan, berfungsi sebagai pengusaha, penanganan gangguan, sumber alokasi, dan negosiator

b. Prinsip Prinsip yang harus dimiliki oleh kepala kantor

Prinsip, sebagai paradigma terdiri dari beberapa ide utama berdasarkan motivasi pribadi dan sikap serta mempunyai pengaruh yang kuat untuk membangun dirinya atau organisasi.  Menurut Stephen R. Covey (1997),  prinsip adalah bagian dari suatu kondisi, realisasi dan konsekuensi. Mungkin prinsip menciptakan kepercayaan dan berjalan  sebagai sebuah kompas/petunjuk yang tidak dapat dirubah. Prinsip merupakan suatu  pusat atau sumber utama sistem pendukung kehidupan yang ditampilkan dengan 4 dimensi seperti;  keselamatan, bimbingan, sikap yang bijaksana, dan kekuatan.   Karakteristik seorang pemimpin didasarkan kepada prinsip-prinsip (Stephen R. Coney) sebagai berikut:

      1.   Seorang yang belajar seumur hidup

Tidak hanya melalui pendidikan formal, tetapi juga diluar sekolah. Contohnya, belajar melalui membaca, menulis, observasi, dan mendengar. Mempunyai pengalaman yang baik maupun yang buruk sebagai sumber belajar.

2.      Berorientasi pada pelayanan

Seorang pemimpin tidak dilayani tetapi melayani, sebab prinsip pemimpin dengan prinsip melayani berdasarkan karir sebagai tujuan utama.  Dalam memberi pelayanan, pemimpin seharusnya lebih berprinsip pada pelayanan yang baik.

3.      Membawa energi yang positif

Setiap orang mempunyai energi dan semangat. Menggunakan energi yang positif didasarkan pada keikhlasan dan keinginan mendukung kesuksesan orang lain. Untuk itu dibutuhkan energi positif untuk membangun hubungan baik. Seorang pemimpin harus dapat dan mau bekerja untuk jangka waktu yang lama dan kondisi tidak ditentukan. Oleh karena itu, seorang pemimpin harus dapat menunjukkan energi yang positif, seperti ;

a.       Percaya pada orang lain

Seorang pemimpin mempercayai orang lain termasuk staf bawahannya, sehingga mereka mempunyai motivasi dan mempertahankan pekerjaan yang baik. Oleh karena itu, kepercayaan harus diikuti dengan kepedulian.

b.      Keseimbangan dalam kehidupan

Seorang pemimpin harus dapat menyeimbangkan tugasnya. Berorientasi kepada prinsip kemanusiaan dan keseimbangan diri antara kerja dan olah raga, istirahat dan rekreasi. Keseimbangan juga berarti seimbang antara kehidupan dunia dan akherat.

c.       Melihat kehidupan sebagai tantangan

Kata ‘tantangan’ sering di interpretasikan negatif. Dalam hal ini tantangan berarti kemampuan untuk menikmati hidup dan segala konsekuensinya. Sebab kehidupan adalah suatu tantangan yang dibutuhkan, mempunyai rasa aman yang datang dari dalam diri sendiri. Rasa aman tergantung pada inisiatif, ketrampilan, kreatifitas, kemauan, keberanian, dinamisasi dan kebebasan.

d.      Sinergi

Orang yang berprinsip senantiasa hidup dalam sinergi dan satu katalis perubahan. Mereka selalu mengatasi kelemahannya sendiri dan lainnya.  Sinergi adalah kerja kelompok dan memberi keuntungan kedua belah pihak. Menurut The New Brolier Webster International Dictionary, Sinergi adalah satu kerja kelompok, yang mana memberi hasil lebih efektif dari pada bekerja secara perorangan. Seorang pemimpin harus dapat bersinergis dengan setiap orang atasan, staf, teman sekerja.

e.       Latihan mengembangkan diri sendiri

Seorang pemimpin harus dapat memperbaharui diri sendiri untuk mencapai keberhasilan yang tinggi.  Jadi dia tidak hanya berorientasi pada proses.  Proses daalam mengembangkan diri terdiri dari beberapa komponen yang berhubungan dengan: (1) pemahaman materi; (2) memperluas materi melalui belajar dan pengalaman; (3) mengajar materi kepada orang lain; (4) mengaplikasikan prinsip-prinsip; (5) memonitoring hasil; (6) merefleksikan kepada hasil; (7) menambahkan pengetahuan baru yang diperlukan materi; (8) pemahaman baru; dan (9) kembali menjadi diri sendiri lagi.

Mencapai kepemimpinan yang berprinsip tidaklah mudah, karena beberapa kendala dalam bentuk kebiasaan buruk, misalnya: 1. kemauan dan keinginan sepihak; 2. kebanggaan dan penolakan; dan 3. ambisi pribadi. Untuk mengatasi hal tersebut, memerlukan latihan dan pengalaman yang terus-menerus. Latihan dan pengalaman sangat penting untuk mendapatkan perspektif baru yang dapat digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan.

Hukum alam tidak dapat dihindari dalam proses pengembangan pribadi. Perkembangan intelektual seseorang seringkali lebih cepat dibanding perkembangan emosinya. Oleh karena itu, sangat disarankan untuk mencapai keseimbangan diantara keduanya, sehingga akan menjadi faktor pengendali dalam kemampuan intelektual. Pelatihan emosional dimulai dari belajar mendengar. Mendengarkan berarti sabar, membuka diri, dan berkeinginan memahami orang lain. Latihan ini tidak dapat dipaksakan. Langkah melatih pendengaran adalah bertanya, memberi alasan, memberi penghargaan, mengancam dan mendorong. Dalam proses melatih tersebut, seseorang memerlukan pengontrolan diri, diikuti dengan memenuhi keinginan orang.

Mengembangkan kekuatan pribadi akan lebih menguntungkan dari pada bergantung pada kekuatan dari luar. Kekuatan dan kewenangan bertujuan untuk melegitimasi kepemimpinan dan seharusnya tidak untuk menciptakan ketakutan.  Peningkatan diri dalam pengetahuan, ketrampilan dan sikap sangat dibutuhkan untuk menciptakan seorang pemimpin yang berpinsip karena seorang pemimpin seharusnya tidak hanya cerdas secara intelektual, tetapi juga emosional (IQ, EQ dan SQ).

2.2       Sekretaris

Menurut Waworuntu (1991:58) bahwa kata sekertaris berasal dari bahasa latin yaitu sebagai berikut :

1. Secretum yang mempunyai arti rahasia

2. Secretarium atau secretarius yang mempunyai arti orang yang memegang rahasia

3. Sedang dalam bahasa Prancis, kata secretaris disebut dengan kata secretarie yang mempunyai arti sekretaris

4. Dalam bahasa Inggris kata sekretaris disebut dengan kata secretary yang berarti sekretaris

Pengertian umum kata sekretaris mempunyai arti atau sama dengan penulis (motulen). Walaupun sebenarnya pengertian penulis disini tidak sama dengan pengertian penulis pada seorang penulis cerita pendek (cerpen) atau pun pengertian penulis pada seorang penulsi novel dan penulis sejarah.

Pengertian sekretaris yang mempunyai arti sama dengan penulsi disini adalah pengertian pada seorang yang mempunyai tugas yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulsi menulis atau catat mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan .

Sedangkan secara definisi kata sekretaris dapat dipahami dari beberapa definisi menurut ahli sebagai berikut:

1. Menurut M . Brauman dan Ramon, ahli yang berasal dari Portugal mengatakan bahwa pengertian sekretaris afalah seorang pembantu dari seorang kepala / pemimpin yang meneriam pendiktean, menyiapkan surat mnenyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan kepala atau pimpinanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala atau pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala atau pimpinan.

2. Menurut The Liang Gie mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat – menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.

3. Menurut Drs . Ig. Wursanto mengatakan bahwa sekretaris ialah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelenggarakan pekerjaan pekerjaan detail kepala kantor dalam menyelesaikan pekrjaan pekerjaan detail kepala atau pimpinannya.

Dengan demikian, maka dapat dikatakan bahwa manajemen sekretaris adalah merupakan suatu proses kegiatan mengelola dan mengatur segala sesuatu yang berhubungan langsung maupun tidak langsung dengan kegiatan pimpinan atau manager dalam rangka kelancaran pelaksaan perkantoran atau organisasi. Jadi, lebih menekankan pada proses manajemen kesekretarisan tersebut, agar segala sesuatu yang diperlukan oleh seorang kapala atau pimpinan untuk suatu proses kegiatan dapat dengan segera dapat dilaksanakan dengan baik. Jadi pekerjaan seorang sekretaris adalah membantu pimpinan agar pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.

a. Syarat –syarat seorang sekretaris

Seorang sekretaris yang priofesiaonal mempunyai syarat syarat tertentu yang harus dipenuhi dengan baik, karena jika tidak maka pelaksanaan tugas dan fungsi kesekretarisannya akan berjalan dengan kurang baik. Secara Umum syarat untuk menjadi seorang sekretaris yaitu harus mempunyai minat untuk melaksanakantugas sekretarisan dan keahlian (skill) dibidang kesekretarisan, sesuai dengan pengertian atau pun definisi  tentang sekretris tersebut.

Apabila kita cermati perkembangan ilmu pengetahuan maupun perkembangan kegiatan organisasi dan perusahaan swasta dewasa ini, maka menjadi seorang sekretaris yang profesional  merupakan suatu tantangan dan sekaligus juga peluang yang baik bagi tenaga – tenaga sekretaris, karena menjadi seorang sekretaris bukanlah suatu hal yang midah, tetapi harus dicapai dengan kemampuan kapasitas yang tinggi dan baik. Hal tersebut juga tidak lepas dari sifat kompetitif yang tinggi di masyarakat sehingga tuntutan pekerjaan seorang sekretaris menjadi lebih besar .

Sedangkan syarat lain untuk menjadi seorang sekretaris dapat kita cermati sebagai berikut:

1.      Syarat kepribadian

Sifat sifat yang harus dimiliki oleh seorang yang menjadi sekretaris , seperti ramah, penyabar, simpatik, bijaksana, penampilan baik, ramah, penampilan yang baik, pandai bergaul, dapt dipercaya serta memegang teguh rahasia, dan lain –lain.

2.      Syarat pengetahuan umum

Memiliki pengetahuan tentang perkembangan yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan pekerjaan kesekretarisan seperti bidang sosial kemasyarakatan ekonomi, politik, dan hukum secara umum dalam rangka untuk kelancaran pelaksanaan tugasnya. Hal ini penting karena seorang sekretris menghadapi banyak jenis pekerjaan sesuai dengan bidang yang dilakukan oleh seorang pimpinan, sehingga jika kurang mengikuti perkembangan yagn terjadi tentunya akan dapat mempengaruhi kelancaran pekerjaannya

3.      syarat  pengetahuan khusus

pengetahuan tertentu yang sesuai jabatan dan tugas sekretaris sesuai tempat dimana ia bekerja, seperti di kantor pemerintah atau pun  dikantor  perusahaan swasta. Biasanya syarat pengetahuan khusus ini harus  di tempuh  melalui pendidikan yang sifatnya formal, seperti sekolah tentang manajemen kesekretarisan

4.      Syarat Skill dan teknik dan kesekretarisan

Kemampuan seorang sekretaris yang langsung berhubungan  dengan tugas kesekretarisannya, hal ini meliputi seperti kemapuan mengetik, koresponden, stenograf, dan kearsipan  

5.      Syarat praktek

Kemapuan dalam melaksanakan tugas sehari hari seperti menerima tamu, telepon, dan membuat  agenda pertemuan, pimpinan atau kepala kantor atau perusahaan .

Berdasarkan perkembangan tugas dan fungsi sekretaris dewasa ini, maka makna sekretaris dapat mempunyai makna ganda yaitu meliputi makna ganda yaitu makna:

1. Orangnya : seseorang yg telah memenuhi syarat – syarat tertentu dan dipandang mampu serta cakap dalam melaksanakan tugas – tugas   kesekretarisan

2. Jabatannya : wewenang dengan sekelompok tugas  / pekerjaan yang merupakan suatu tanggung jawab tertentu yakni tanggung jawab dalam bidang kesekretarisan

Dengan demikian , peran sekretaris terhadap kelancaran pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pimpinan  atau kepala kantor sanga terbesar, sehingga pada saat ini jabatan seorang sekretaris merupakan jabatan yang menuntut profesional yang tinggi. Jadi kemampuan pribadi seorang sekretaris dan kemampuan melaksanakan tugas sehari hari menjadi tugas yang tidak dapat dipisahkan pada tugas seorang sekretaris .   

b. Macam macam sekretaris

Pembagian sekretaris talah berkembang sangat pesat hal, ini tentunya sesuai dengan tuntutan dan kebutuhan kantor, sehingga untuk mengetahui macam – macam sekretaris diperlukan pemahaman yang memadai . Macam–macam sekretaris antara lain dapat kita pelajari sebagai berikut .

1.      Sekretaris pribadi ( private secretary / personal ecretriy )

Sekretaris pribadi hanya sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan dengan tamu pimpinan . Seorang sekretaris pribadi bukan pegawai struktural, tetapi mempunyai tanggung jawab pada pimpinan secara langsung dan organisasi. Sesuai dengan predikatnya, sebagai sekkretaris pribadi perlu mengetahui sifat- sifat dari pemimpinya, keinginannya dan kebiasaannya, dengan demikian diharapkan pekerjaan sekretaris dapat dilaksanakan dengan baik sesuai keinginan pimpinan yang menjadi tanggung jawabnya .    

2.      Sekretaris manajer / sekretris eksekutif

Sekretaris manajer / eksekutif yaitu sekretaris yang berfungsi sebagai pimpinan dalam tugasnya dan pembantu pimpinan, biasanya tempat kerjanya tidak satu ruang dan mempunyai staf –staf lagi .

Sekretaris manajer / eksekutif ini bertanggung jawab terhadap kelancaran pekerjaan dan bagian / seksi  tertentu dalam suatu kantor / perusahaan . Dengan demikian sekretaris eeksekutif sebagai pembantu pimpinannya, ia juga sekaligus sebagai pimpinan terhadap staf / karyawan 

3.      Sekretaris muda (yunior secretry )

Sekretaris muda yaitu seorang sekretaris yang karena kedudukanya dilihat dari aspek :

a.       Lebih muda dalam arti usia pengalaman

b.      Pangkat jabatan yang lebih rendah 

Sekretris muda yaitu seorang sekretaris yang memiliki kemampuan / kecakapan yang lebih rendah dari jabatan sekretris senior. sekretaris muda, lebih banyak digunakan pada perusahaan, hal ini karena perusahaan, khususnya perusahaan yang sudah  besar memerlukan banyak sekretaris yang mampu menangani bidang –bidang tertentu, sehingga sekretaris muda diperlukan dalam pekerjaan yang jabatanya lebih rendah dari sekretaris senior.

4.      Sekretaris senior

Sekretaris senior yaitu seorang sekretris yang karena kedudukanya dilihat dari aspek :

a.       Sekretaris yang lebih tua dalam arti usia pengalaman

b.      Sekretaris yang pangkat jabatan yang lebih tinggi

Sekretaris Senior yang memegang tugas dan fungsi sekretaris eksekutif / organisasi Sekretaris senior menjadi pemegang sekretaris eksekutif, hal ini karena tingkat  pengalaman dan kemampuannya yang baik sangant diperlukan dalam melakukan manajemen tugas – tugas karyawan secara profesional sehingga dapat berjalan dengan baik dan sekretaris dapat bertanggung jawab dengan pimpinannya. 

5.      Sekretaris I, II, dan III

Sekretaris I, II,III ini merupakan pembagaian berdasarkan bidang tugas kerja dan tanggung jawab pada satu instansi atau organisasi perusahaan. Pembagian sekretaris I, II, III ini disesuaikan dengan besar kecilnya suaru organisasi / perusahaan dan banyaknya bidang – bidang pekerjaan yang harus dilaksanakan.  

6.      Sekretaris Jenderal

Pada dasarnya istilah sekretaris jenderal ini sama pengertinya dengan pengertian istilah sekretaris secara umum. Sekretaris jenderal dapat berupa jabatan sekretaris   

            c. Peranan Sekretaris

Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan atau mempengaruhi berhaasil tidaknya tujuan kantor atau perusahaan . Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi , lembaga ataupun kantor.

Adapun peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut .

1.     Peranan Sekretaris terhadap atas

a. Sebagai perantara / saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan

b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi , tugas , dan tanggung jawab

c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam melaksanakan tugas

d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide –ide

e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan  pimpinan bagi bawahan

               2.      Peranan Sekretaris terhadap bawahan

                        Peranan sekretaris terhadap bawahan tampak dalam hal  :

a. Penentuan kebijakan yagn berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan (rule of place)

b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekrejaan dapat berjalan lancar dengan baik

c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan .

d. menerima pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan. 

            d.         Tugas Sekretaris

            Secara Umum tugas sekretaris  adalah meliputi hal –hal sebagai berikut .

a.       Menerima dikte dari pimpinan

b.      melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat, termasuk telepon dan telegram bagi sekretaris pribadi)

c.       menyiapkan arsip –arsip penting

d.      menerima tamu – tamu pimpinan

e.       membuat jadwal pertemuan dan perjanjian – perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya 

f.       menyiapkan bahan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya

g.      bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan

h.      mengatur rapat – rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan

i.        menemani pimpinan dalam pertemuan penting

j.        Menyusun pidato untuk pimpinan

2.3       Pegawai

Pegawai dari kata" berarti pekerja, seringkali di sebuah pabrik atau kantor besar. Oleh pemerintah Orde Baru kata ini digunakan untuk menggantikan istilah buruh yang sejak 1965 ditabukan di Indonesia. Tentang karyawan atau pegawai . Pegawai yang baik adalah pegawai yang mampu memberikan kontribusi terhadap perusahaan tempat dia bekerja,tidak hanya terbatas pada tenaga tapi juga pikiran,ide,improvement agar semua yg mereka kerjakan bisa mendapatkan hasil maksimal baik dari segi kualitas,kuantitas dan efisiensi waktu. Pegawai pun harus berperan aktif dalam melaksanakan costdown sehingga mampu memberikan keuntungan terhadap perusahaan. Dalam hal ini karyawan adalah ujung tombak dari sebuah perusahaan,sebagus apapun manajemen dari sebuah perusahaan tapi kalau tidak ditunjang dengan sdm yang baik maka sebesar apapun modal yang dimiliki perusahaan bila tidak ditunjang oleh sdm yg baik,dìsiplin dan kaya akan improvement maka semua itu akan terbuang percuma tanpa memberikan sedikitpun keuntungan pada perusahaan.

a. Persyaratan umum pegawai.

1. Warga Negara Republik Indonesia ditunjukkan dengan Kartu Tanda Penduduk yang masih berlaku ;

2.  Berusia sudah cukup untuk bekerja kira kira 18 tahun ke atas 

3. Mempunyai pendidikan, kecakapan, keahlian dan keterampilan yang diperlukan ditunjukkan dengan Ijasah pendidikan dan Ijasah profesi (bagi yang harus melampirkan) disertai transkrip nilai akademik yang sesuai dengan persyaratan yang ditentukan

4.      Tidak pernah dihukum penjara atau kurungan berdasarkan keputusan Pengadilan yang sudah mempunyai kekuatan hukum yang tetap, karena suatu tindak pidana kejahatan;

5.      Tidak pernah terlibat dalam suatu kegiatan / gerakan yang menentang Pancasila, UUD 1945, Negara dan Pemerintah Republik Indonesia ;

6.      Telah terdaftar pada Kantor / Dinas Tenaga Kerja setempat, dibuktikan dengan Kartu Pencari Kerja (AK.I) ;

7.      Berkelakuan baik yang dibuktikan dengan Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK) dari Kepolisian Resort (Polresta/Poltabes) setempat ;

8.      Sehat jasmani dan rohani dibuktikan dengan Surat Keterangan dari Dokter Pemerintah;

9.      Tidak mengkonsumsi/ menggunakan narkotika, psikotropika, prekursor dan zat adiktif lain dibuktikan dengan Surat Keterangan dari unit pelayanan kesehatan pemerintah ;

b. Persyaratan Khusus Pegawai

1. Sesuai Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) minimal :

a. Sarjana :       Lulusan Perguruan Tinggi Negeri : 2,75

Lulusan Perguruan Tinggi Swasta (terakreditasi) : 3,25

b. Diploma III : 2,75

2. Usia : Minimal telah berusia 18 tahun untuk semua tingkat pendidikan , Maksimal sesuai pada persyaratan kantor tersebut .

 

2.4       Kode Etik Pegawai

Kode etik pegawai merupakan sarana untuk membantu para pelaksana sebagai seseorang yang professional supaya tidak dapat merusak etika profesi

Ada tiga hal pokok yang merupakan fungsi dari kode etik profesi :

1. Kode etik profesi memberikan pedoman bagi setiap anggota profesi tentang prinsip profesionalitas yang digariskan.Maksudnya bahwa dengan kode etik profesi, pelaksana profesi mampu mengetahui suatu hal yang boleh dia lakukan dan yang tidak boleh dilakukan.

2. Kode etik profesi merupakan sarana kontrol social bagi masyarakat atas profesi yang bersangkutan. Maksudnya bahwa etika profesi dapat memberikan suatu pengetahuan kepada masyarakat agar juga dapat memahami arti pentingnya suatu profesi, sehingga memungkinkan pengontrolan terhadap para pelaksana di lapangan keja ( kalanggan social).

3. Kode etik profesi mencegah campur tangan pihak diluar organisasi profesi tentang hubungan etika dalam keanggotaan profesi. Arti tersebut dapat dijelaskan bahwa para pelaksana profesi pada suatu instansi atau perusahaan yang lain tidak boleh mencampuri pelaksanaan profesi di lain instansi atau perusahaan.

Tanggung jawab profesi yang lebih spesifik

1. Mencapai kualitas yang tinggi dan efektifitas baik dalam proses maupun produk hasil kerja profesional.

2. Menjaga kompetensi sebagai profesional.

3. Mengetahui dan menghormati adanya hukum yang berhubungan dengan kerja yang profesional.

4. Menghormati perjanjian, persetujuan, dan menunjukkan tanggungjawab

Etika yang harus dimiliki oleh seorang pegawai adalah:

a. melaksanakan tugas dan wewenang sesai ketentuan yang berlaku;

b. menjaga informasi yang bersitat rahasia;

c. melaksanakan setiap kebijakan yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang;

d. membangun etos kerja untnk meningkatkan kinerja organisasi;

e. menjalin kerja sama secara kooperatif dengan unit kerja lain yang terkait dalam rangka pencapaian tujuan;

f. memiliki kompetensi dalam pe laksanaan tugas;

g. patuh dan taat terhadap standar operasional dan tata kerja;

h. mengembangkan pemikiran secara kreatif dan inovatif dalam rangka peningkatan

kinerja organisasi;

i. berorientasi pada upaya peningkatan kualias kerja.

Etika terhadap diri sendiri meliputi :

a. jujur dan terbuka serta tidak memberikan informasi yang tidak benar.

b. bertindak dengan penuh kesungguhan dan ketulusan;

c. menghindari konflik kepentingan pribadi, kelompok, maupun golongan;

d. berinisia tif untuk meningkatkan kualitas pengetahuan, kemampuan, keterampilan, dan sikap;

e. memiliki daya juang yang tinggi;

f. memelihara kesehatan jasmani dan rohani;

g. menjaga keutuhan dan keharmonisan keluarga;

h. berpenampilan sederhana, rapih, dan sopan.

Etika terhadap sesama Pegawai :

a. saling menghormati sesama warga negara yang memeluk agama / kepercayaan yang

berlainan;

b. meme lihara rasa persatuan dan kesatuan sesame pegawai;

c. saling menghormati antara teman sejawat, baik secara vertikal maupun horizontal

dalam suatu unit kerja, instansi, maupun antar instansi;

d. menghargai perbedaan pendapat;

e. menjunjung tinggi harkat dan martabat pegawai;

f. menjaga dan menjalin kerja sama yang kooperatif sesama pegawai ;