Pengorganisasian Kantor

2.1       Pengertian Organisasi Dan Pengorganisasian

Organisasi dalam bahasa Yunani:(ὄργανον),yaitu  organon yang berarti  alat adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah unt tujuan bersama . Baik dalam penggunaan sehari-hari maupun ilmiah, istilah ini digunakan dengan banyak cara.

Kelompok – kelompok kerjasama apapun bentuknya dan dalam bidang apapun dia bergerak lazim disebut dengan organsasi. Ini berarti bahwa masing-masing orang hanya mampu menghasilkan satu atau 2 jenis saja dari seluruh keutuhan hidup yang harus dipenuhinya. Dengan kata lain tingkat ketergantungan seseorang atau sekelompok orang terhadap orang atau kelompok lain menjadi semakin besar . Organsasi – organisasi yang dapat dijumpai saat ini jauh lebih banyak , lebih bervariasi, dan lebih kompleks dibanding dengan apa yang dijumpai oleh nenek moyang kita ratusan tahun yang lalu.Perkembangan organisasi yang sangat pesat itu dimungkinkan atas berkat adanya dukungan dari berbagai bidang lain: teknologi transportasi , komunikasi , komputerisasi, dan lain lain .

Keberadaan berbagai macam organsasi ditenganh masyarakat secara langsung dan tak langsung telah mamapu meningkatkan taraf hidup masyarakat serta banyak keuntungan dan kemudahan yang saat ini dirasakan oleh masyarakat. Organisasi menciptkan situsasi saling ketergantungan dan menghasruskan para anggota bekerjasama satu sama lain. dalam satu kelompok .

Pengertian organisasi menurut beberapa tokoh :

1. Stoner
Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.

2. James D. Mooney
Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

3. Chester I. Bernard
Organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

4. Stephen P. Robbins

Organisasi adalah kesatuan (etity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.

Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya organisasi yaitu seperti uang, material, mesin, metode, lingkungan, sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang dipergunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan

Pengorganisasian adalah suatu proses pembagian kerja atau pengaturan kerja bersama dari para anggota suatu organisasi. Dalam suatu pengorganisasian pada prinsipnya berguna untuk menunjukkan cara-cara tentang upaya pemberdayaan sumber daya manusia agar dapar bekerja sama dalam suatu sistem kerja sama dengan harapan dapat mencapai tujuan organisasi. Untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien, maka pengorganisasian dapat dimaknai sebagai berikut:

a. Cara manajemen merancang struktur formal untuk menggunakan yang paling

efektif sumberdaya-sumberdaya keuangan, fisik, bahan baku, dan tenaga kerja

organisasi.

b. Pengelompokan kegiatan-kegiatan yang diikuti dengan penugasan seseorang

pimpinan yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.

c. Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas, dan para

karyawan.

d. Cara pimpinan dalam membagi tugas-tugas lebih lanjut yang harus dilaksanakan

pada masing-masing unit kerja dengan cara mendelegasikan wewenangnya.

2.2       Prinsip – prinsip dasar organsasi

Keberhasilan organisasi ditentukan oleh banyak faktor yang diantaranya adalah penerapan berbagai prinsip dasar organsasi yang dimaksud prinsip dasar ialah berbagai aspek yagn diperhatikan dalam proses kerjasama sehingga organisasi berjalan lancar dan mencapai tujuan yang ditentukan.

J.J.W. Neuner dan L.B. Keeling, menyatakan ada delapan prinsip organisasi perkantoran yang esensial meliputi:

1. Prinsip tujuan

Tujuan organisasi perkantoran atau kelompok fungsi dalam organisasi perkantoran mesti dirumuskan dan dimengerti oleh setiap personalis. Tujuan yang dimengerti akan berubah menjadi mitivasi untuk mencapainya.

2. Prinsip kesatuan fungsi

Setiap organisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi yang mesti bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi perkantoran itu. Organisasi perkantoran merupakan suatu system yang terdiri atas sejumlah fungsi yang saling berhubungan dengan saling mempengaruhi dalam mencapai tujuan.

3. Prinsip hubungan individual

Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadi-pribadi yang mesti melaksanakan pekerjaan. Kendatipun organisasi perkantoran itu merupakan sebuah system, namun individu-individulah yang menyelesaikan pekerjaannya masing-masing.

4. Prinsip kesederhanaan

Organisasi perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan atas kesederhanaan dan interelasi yang jelas. Kesederhanaan memudahkan para pelaksana untuk memahaminya, sedangkan interelasi yang jelas mengurangi keraguan.

5. Prinsip wewenang sepadan dengan tanggung jawab

Setiap orang dalam organisasi perkantoran mesti diberi wewenang yang sesuai dengan tugas tanggung jawabnya sehingga ia dapat bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya tersebut.

6. Prinsip laporan kepada atasan tunggal

Agar tiap personalia mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor, maka tiap petugas dalm organisasi perkantoran tersebut harus menerima perintah dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan.

7. Prinsip kepengawasan dan kepemimpinan

Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif mesti ditegakan sehingga tujuan organisasi perkantoran itu dapat tercapai. Pengawasan yang efektif akan mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan. Sementara itu, pengawasan yang efektif pun merupakan proses belajar bagi organisasi di waktu yang akan datang.

8. Prinsip jangkauan pengawasan

Agar pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi perkantoran efektif, jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seorang menejer kantor atau seorang pengawas seyogyanya dibatasi, semakin jauh pengawasan menejer kantor semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan. Gejala ini melahirkan apa yang disebut hukum semakin berkurangnya tambahan kemampuan pengawasan. Pada awalnya tambahan kemampuan pengawasan itu akan meningkat sampai mencapai titik optimum pengawasan. Setelah itu tambahan kemampuan pengawasan tersebut akan semakin berkurang, hingga akhirnya mencapai titik 0 (bahkan negatif atau kekecauan pengawasan).

  

   Kebanyakan ahli menejemen melihat 12 hingga 15 bawahan sebagai jangkauan       maksimum pada tingkat organisasi rendahan. 5 hingga 6 orang bawahan pada tingkat tinggi. Namun demikian berkat perkembangan teknologi khususnya komputer elektronika dan system mesin dengan pelaksanaan bawahan yang kurang lebih serupa melalui prosedur pengawasan rutin, jumlah bawahan yang dapat diawasi seorang atasan dapat bertambah. Teknologi dapat mendorong sentralisasi mamajemen.

2.3       Keputusan utama Organisasi

Yang dimaksud keputusan utama organisasi ialah proses pemilihan diantara berbagai alternative yang tersedia atau proses pemikiran dan tindakan yang menghasilkan pilihan tingkah laku.

Pada sebuah organisasi peran pengambilan keputusan utama sangat berpengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilaksanakan.

Secara terperinci tahap – tahap pengambilan keputusan utama dijelaskan sbb:

a.       Indentifikasi masalah atau penetuan tujuan yang hendak dicapai lewat keputusan yang akan diambil

b.      Pengembangan atau pencarian berbagai alternative yang dapat diambil

c.       Penilaian terhadap berbagai alternative yang sudah dikembangankan

d.      Menentukan pilihan yang terbaik

e.       Melaksanakan pilihan yang sudah ditentukan

f.       Melakukan pemantauan terhadap pelaksanaan keputusan

2.4              Pengertian Sistem, Prosedur, dan Metode serta Teknik

Ada beberapa fungsi di dalam organisasi, dimana setiap bagian mempunyai aktivitas dan deskripsi kerja masing-masing yang berbeda. Namun sesungguhnya setiap bagian harus saling terintegrasi guna mencapai tujuan yang lebih optimal. Saling keterkaitan antar bagian yang membentuk suatu kesatuan itulah yang disebut dengan sistem. Adanya sistem yang baik akan menunjang kelancaran di berbagai fungsi sehingga kinerja setiap bagian menjadi lebih baik.

a. Sistem

Sistem adalah suatu rangkaian prosedur yang telah merupakan suatu kebulatan untuk melaksanakan sesuatu fungsi meliputi berbagai prosedur dan metode dalam mengklasifikasikan surat-surat, memberi kode-kode tertentu, menyimpan dalam berkas, memeliharanya secara tepat, cara-cara menyingkirkan dan memusnahkan surat-surat.

b. Prosedur

Prosedur adalah rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap. Atau prosedur juga dapat diartikan sebagai serangkaian dari tahapan-tahapan atau urutan-urutan dari langkah-langkah yang saling terkait dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.

c.  Metode

Metode adalah suatu cara yang menjadi pasti untuk mengerjakan atau meyelesaikan suatu pekerjaan. Jadi metode kerja atau cara kerja di dalam kantor sangat menentukan efisiensi kerja.

d.      Teknik

Teknik adalah bidang yang memberikan dasar yang kuat untuk berbagai jenis karir. Baik jika Anda ingin menjadi seorang ahli geologi, insinyur luar angkasa ataupun desainer perabot, gelar teknik adalah tempat untuk memulainya.

2.5              Pengertian Sistem perkantoran

Sistem Perkantoran adalah urutan baku operasi-operasi dalam kegiatan perusahaan khusus dan berkenaan dengan bagaimana operasi-operasi itu dilaksanakan maupun dimana dan bilamana dilaksanakan.

Jadi adalah menjadi kewajiban pertama manajer untuk melakukan perencanaan terhadap system perkantoran pada perusahaannya. Dan menurut George R.Terry , perencanaan system perkantoran adalah aktivitas-aktivitas mengenai pekerjaan perkantoran apa yang akan dilaksanakan, bilamana, dimana, dan bagaimana cara melaksanakannya. Atau secara lebih terinci menyangkut penetapan tujuan, haluan, sistem, prosedur, dan metode yang perlu dilaksanakan dalam kaitanya dengan:
a. Pekerjaan rutin dan arus lalu lintas pekerjaan perkantoran
b. Rancangan dan pemakaian Formulir perkantoran
c. Penggunaan mesin dan Perlengkapan kantor

Struktur sistem informasi pada dasarnya dibedakan menjadi dua yaitu sistem yang terstruktur (formal) dan sistem yang tidak terstruktur (non formal). Sistem formal adalah sistem yang berjalan menurut norma-norma organisasi yang berlaku pada semua orang, sesuai dengan kedudukannya dalam organisasi. Sistem ini tergantung kepada tugas, wewenag, dan tanggung jawab yang dibebankan kepada pemegang jabatan organisasi. Sistem nonformal adalah sistem yang berlaku di lingkungan organisasi melalui saluran-saluran tidak resmi, tetapi mempunyai pengaruh cukup kuat dalam kehidupan organisasi yang bersangkutan (Gordon,1999).

Sistem informasi manajemen berusaha untuk menggabungkan keduanya dengan bertumpu pada norma organisasi dalam mendukung kegiatan organisasi. Dengan demikian diharapkan sistem formal dapat menjadi subsistem terutama keberhasilan organisasi bukan hanya perorangan tetapi hasil kerjasama seluruh organisasi.

1. Struktur sistem informasi berdasarkan kegiatan manajemen

Kegiatan perencanaan dan pengendalian manajemen dibagi atas tiga macam yaitu: kontrol operasional, kontrol manajemen, dan perencanaan stategi. Pengendalian operasional adalah proses penempatan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang telah ditentukan lebih dahulu dalam jangka waktu yang relatif pendek. Dukungan pengolahan untuk pengendalian operasional terdiri atas: pengolahan transaksi, pengolahan laporan, dan pengolahan pertanyaan. Ketiga jenis pengolahan berisikan berbagai macam pembuatan keputusan yang melaksanakan aturan keputusan yang telah disetujui atau menyajikan suatu keluhan yang mengeluarkan yang akan diambil (Gordon,1999).

Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh berbagai manajer bagian, pusat laba dan sebagainya untuk mengukur prestasi, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk ditetapkan personalian operasional dan mengalokasikan sumber daya. Proses pengendalian manajemen memerlukan jenis informasi yang berkaiatan dengan tingkat ketelitian yang lebih tinggi menyangkut: pelaksanaan yang direncanakan, alasan adanya perbedaaan, dan analisa atas keputusan atau arah tindakan yang mungkin.

Perencanaan strategi mengembangkan strategi sebagai sarana suatu organisasi untuk mencapai tujuannya. Kegiatan perencanaan strategi tidak mempunyai keteraturan meskipun sebenarnya bisa dijadwalkan dalam periode waktu yang relatif panjang. Informasi yang dibutuhkan haruslah memberikan gambaran yang lengkap dan menyeluruh, walaupun tidak mempunyai ketelitian yang tinggi.

2. Struktur sistem informasi berdasarkan fungsi organisasi

Setiap informasi dapat dianggap sebagai kumpulan subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam organisasi. subsistem-subsistem yang umum adalahh sebagai fungsi-fungsi utama suatu organisasi dalam pemasaran, produk, logistik, personalia, keuangan dan akuntansi. Setiap fungsi akan melakukan kegiatan sebagai subsistem informasi untuk mendukung pengendalian operasional, pengendalian manajemen dan pengendalian strategi.

3. Struktur sistem informasi manajemen secara konseptual dan fisik

Struktur sistem informasi manajemen (SIM) dapat pula dipandang menurut konsep struktural yang memungkinkan pembahasan dan perancangan sistem fisik yang akan mendefinisikan cara pelaksanaan SIM.

a.       Struktur Konseptual

SIM didefinisikan sebagai suatu gabungan subsistem fungsional yang masing-masing dibagi dalam empat macam pengolahan informasi, yaitu: pengolahan transaksi, dukungan operasional sistem informasi, dukungan pengendalian manajerial sistem informasi, dukungan perencanaan stategi sistem informasi.

b. Struktur Fisik

Struktur konseptual suatu SIM adalah untuk subsistem fungsional yang terpisah ditambah suatu pangkalan data, beberapa aplikasi umum, dan satu model dasar analisa umum dan model keputusan. Pada struktur fisik semua aplikasi terdiri atas program yang sama sekali terpisah, tetapi hal ini tidak selalu demikian adanya sehingga ada penghematan yang cukup besar dari pengolah terpadu dan pemakain modul umum..

2.6       Pentingya Sistem dan Prosedur Pengaturan Pekerjaan Kantor

Prosedur perkantoran atau sistem perkantoran adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di dalam mana pekerjaan dilakukan dan berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, dimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya. Sistem perkantoran adalah penting, karena sistem per­kantoran yang baik:

a. Mengakibatkan pekerjaan kantor menjadi lebih lancar (artinya arus pekerjaan yang lebih baik).
b. Memberikan pengawasan yang lebih baik mengenai apa yang dilakukan dan bagaimana pekerjaan tersebut dilakukan.
c. Mengakibatkan penghematan dalam biaya tetap dan biaya tambahan.
d. Mengakibatkan koordinasi yang lebih baik di antara bagian-bagian yang berlainan.
e. Membantu dalam latihan pegawai-pegawai
f. Dihubungkan dengan formulir perkantoran, alat pekerjaan tata usaha yang penting.

2.7       Manfaat Sistem dan Prosedur

a. Untuk kelancaran pekerjaan perkantoran dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan
b. Pengurangan keterlambatan dan hambatan
c. Kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan
d. Penghematan tenaga kerja dan biaya tata usaha
e. Koordinasi berbagai seksi dan bagian dalam organisasi
f. Kemudahan dalam melatih para pegawai tata usaha