Pekerjaan Kantor

 

2.1     Pengertian Pekerjaan Kantor

Secara harfiah, arti bekerja adalah melaksanakan suatu kegiatan. Namun kegiatan yang dimaksud terfokus untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Kegiatan tersebut dilaksanakan mengikuti perencanaan dan prosedur kerja yang telah ditetapkan.

Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain, sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas. Melakukan bidang pekerjaan tersebut dapat diadakan dengan menggunakan mesin, alat hitung atau metode-metode lain yang dikerjakan dengan tangan.

Bagi seseorang pegaai kantor, arti bekerja adalah suatu kegiatan/ tugas dengan berpedoman pada prosedur yang dilakukan dengan proses kerja sama, karenanya setiap pegawai kantor terkait pada prosedur kerja.

Pekerjaan perkantoran atau office work dalam bahasa Inggris disebut juga clerical work (pekerjaan tulis) dan paper work (pekerjaan kertas).

 George Terry merumuskan pengertian pekerjan perkantoran itu sebagai berikut Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat–warkat tertulis dan laporan–laporan sebagai cara untuk meringkas warkat tertulis dan laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan control dari pimpinan.

Sebuah pendapat lain dari 2 ahli bernama William Leffingwell dan Edwin Robinson menerangkan bahwa pekerjaan perkantoran berkenaan pertama-tama dengan warkat dari badan usaha pembuat warkat–warkat, pemakaian warkat warkat, dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari. Warkat–warkat ini mungkin merupakan sejarah dari pelaksanaan urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar perhitungan, surat menyurat, surat perjanjian, surat pesanan, laporan–laporan dan oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak.

2.2       Ciri Pekerjaan Perkantoran 

1. Bersifat Pelayanan

Seperti dijelaskan diatas, bahwa pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi. G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work). Yang berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaan kantor berperan membantu pekerjaanpekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna.

Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai satua organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau perusahaan.

Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan misalnya bagian produksi atau penjualan. Namun produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan menguntungkan, apabila pekerjaan kantor berhasil melayani kebutuhan produksi atas penjualan tersebut.

2. Merembes Segenap Bagian Organisasi

Oleh karena pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap semua pekerjaan operatif.

3. Dilakukan Semua Pihak

Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima telepon dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor. Seorang pegawai rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi. Apabila kita simak kembali peranan dari ciri-ciri pekerjaan kantor sebagaimana yang telah diuraikan diatas, memperlihatkan kepada kita bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan (facilitating function) dan merupakan urat nadi bagi setiap organisasi modern. Secara umum pekerjaan kantor meliputi aktivitas manajerial mulai dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan  pengawasan. Sedangkan secara khusus (tugas operatif sehari-hari atau unit) pekerjaan kantor meliputi tugas-tugas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.

           

Menurut Leffingwell dan Robinson, Pekerjaan perkantoran dapat diperinci dalam kegiatan yang berikut :

1.      Menerima pesanan pesanan, mengantarkan, dan mengirimkan dengan kapal

2.      Membuat rekening

3.      Surat menyurat, medikte, megetik,

4.      Menyimpan  warkat

5.      Menyampaikan hutang dan mengumpulakan perhitungan perhitungan yagn belum diselesaikan

6.      Mengurus, membagi–bagi, dan mengirimkan surat-surat pos

7.      Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat

8.      Macam-macam pekerjaan seperti menelpon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh 

9.      Tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan system, menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu

10.  Membuat warkat warkat mencatat data yang diinginkan   

Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

Arti pekerjaan kantor adalah mengatur dan mencatat kejadiankejadian yang dijalankan sehingga menjadi keterangan yang berguna. Melaksanakannya dilakukan dengan menggunakan alat baik mesin mesin maupun manual, sehingga membantu mutu pekerjaan, memudahkan pengawasan dan menghemat biaya, tenaga, dan waktu.

Apabila diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat dilakukan, maka pekerjaan kantor dapat dibagi dalam kelompok sebagai berikut:

1.      Mengumpulkan/menghimpun, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap dipergunakan bila mana diperlukan.

2.      Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang diperlukan, sehingga wujudnya langsung siap pakai.

3.      Mengolah, yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.

4.      Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan.

5.      Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai cara dan alat tempat tertentu sehingga sistematis dan aman.

6.      Pengelompokan Pekerjaan Kantor Di atas, merupakan tugas-tugas rutin dan berkesinambungan serta dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan kebutuhan, antara lain berupa pekerjaan tulis-menulis, mengetik, menghitung, membuat jadwal, grafik, dan chard.

a. Pekerjaan Tulis Menulis

Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja), dinyatakn secara tertulis dan disusun sistematis sebagai produk kantor yang siap disajikan bila mana diperlukan. Salah satu produk kantor tersebut adalah warkat yang setiap catatan tertulis maupun bergambar, sebagai bahan laporan factual (keadaan sebenarnya), actual (hangat) dan reliable (nyata).

Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun sawasta, besar maupun kecil, setiap hari banyak menerima maupun mengirim surat yang jumlahnya tentu tergantung besar kecilnya kantor. Kantor yang besar dan luas jangkauannya memerlukan lebih banyak surat yang harus ditangani dari pada kantor yang sempit ruang lingkup usahanya. Namun semua itu harus mendapatkan perhatian yang besar, agar memberi kesan yang baik dan menumbuhkan kepercayaan dari pihak luar /masyarakat. Kantor yang berhasil menciptakan kesan yang baik merupakan promosi secara tidak langsung, dan sebagai hasilnya dapat menambah relasi/hubungan lebih luas.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pekerjaan tulis menulis adalah kegiatan mencatat (menulis) surat dengan berbagai peralatan (alat-alat tulis) tentang keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.

b. Mengetik

Pekerjaan mengetik pada dasarnya merupakan pekerjaan juru tulis. Bahan yang diketik antara lain adalah warkat seperti surat, nota, memo, naskah-naskah perjanjian, catatan neraca pembukuan dan laporan-laporan.

Tujuan Pekerjaan Mengetik Antara Lain:

a.       Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat.

b.      Mempercepat pekerjaan tulis menulis.

c.       Tersedianya arsip warkat yang teratur dan sah.

d.      Keseragaman dalam menjalin, terutama kalau jumlahnya banyak.

e.       Praktis.

Keterampilan mengetik bagi pegawai tata usaha merupakan syarat dasar untuk melaksanakan pekerjaan kantor. Juru tik yang efektif ialah mereka yang berketerampilan mengetik di atas 250 hentakan per menit. Setiap pegawai tata usaha (terutama juru tik) diharapkan memiliki kemampuan dengan kecepatan minimal 250 hpm selain itu harus memiliki pengetahuan tentang jenisjenis mesin tik, teknik yang baik, bentuk-bentuk surat (dinas maupun niaga), tanda-tanda koreksi, jenis-jenis kertas dan ukuran kertas.

c. Pekerjaan Menghitung

Pekerjaan menghitung pada umumnya lebih banyak berhubungan dengan masalah uang. Sebagaimana diketahui bahwa setiap organisasi, kantor atau badan usaha lainnya, pasti terlibat dengan keluar sebab setiap kegiatan pasti membutuhkan biaya. Biaya yang bersumber itu dari uang masuk. Dalam istilah pembukuan, uang dikeluarkan itu disebut pengeluaran dan uang masuk disebut pendapatan atau penerimaan. Pekerjaan kantor tidak pernah berhenti sepanjang oerganisasi tersebut masih berdiri, ini berarti masih ada pekerjaan-pekerjaan rutin setiap hari yang berarti ada pengeluaran rutin dan untuk membiayainya harus ada penerimaan rutin. Bagi kantor pemerintah, pendapatan rutin bersumber dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) sedang bagi kantor atau jasa, hasil sewa atau kontrak barang dan bunga bank, sedangkan pengeluaran rutin (Pemerintah maupun swasta) antara lain terdiri dari:

a.       Belanja pegawai, seperti pembayaran gaji, lembur, tunjangan kesehatan, dan sebagainya.

b.      Belanja barang, seperti pembelian alat tulis kantor, peralatan dan mesin-mesin.

c.       Biaya transportasi, seperti antar jemput pegawai, pengiriman surat atau barang dan sebagainya.

d.      Biaya lain-lain, seperti pemeliharaan peralatan kantor, biaya rapat, biaya penataran, biaya tamu dan sebagainya.

Semua penerimaan dan pengeluaran tersebut harus dihitung dan dibukukan menurut cara tertentu, yang dinamakan tata buku. Dalam ilmu tata buku dikenal suatu golongan buku, yang dinamakan buku harian, yaitu buku untuk mencatat macam-macam transaksi setiap hari yang terjadi di kantor atau perusahaan. Transaksi ialah kejadian atau perbuatan usaha,seperti menerima tagiahan,

membayar utang, membeli barang, menjual barang, menyimpan uang di bank, mengambil uang simpanan di bank, membayar ongkos angkutan, membayar gaji, lembur dan sebagainya.

Buku-buku yang termasuk golongan buku harian adalah buku kas, buku bank, buku pembelian, buku penjualan dan sebagainya. Bentuk masing-masing buku tersebut berfariasi, jadi bisa saja buku kas di kantor buku A tidak sama dengan bentuk buku kas di kantor

d. Pekerjaan membuat jadwal, grafik, dan chart

Dengan bertambah luasnya kegiatan yang harus dilakukan, bertambah besarnya organisasi dan bertambahnya jumlah pegawai serta adanya perkembangan atau kemajuan yang dicapai, tentu mengakibatkan pula bertambah banyaknya pekerjaan operasional yang harus dilakukan.

Setiap pegawai, pada umumnya tentu menginginkan agar pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat, tepat, mudah, prektis dan efisien. Untuk maksud tersebut maka diperlukan adalah analisis.

Penyederhanan kerja secara rasional dengan berbagai cara, di antaranya dengan membuat jadwal, grafik dan chart (tabel).

Jadwal

Jadwal merupakan perencanaan terhadap penyelesaian pekerjaan yang memerlukan proses tindak lanjut.jadwal juga diartikan sebagai pembagian setangkan pekerjaan berdasarkan waktu. Jadwal yang telah disusun yang biasanya ditulis pada papan atau kertas yang lebar dan khusus dan digantung disekitar ruang kantor yang strategis, agar semua pegawai kegiatan-kegiatan apa saja yang akan dilakukan disamping pekerjaan rutin. Format jadwal dibuat sesuai dengan kebutuhan kantor yang bersangkutan, jadi mungkin saja format jadwal pada kantor A berbeda dengan format kantor B.

Peranan pekerjaan kantor

Dalam kamus bahasa Indonesia susunan WIS Porwardarminta, peranan asal kata “peran” artinya sesuatu yang menjadi bagian atau yang memegang pimpinan.

Pekerjaan kantor mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan, karena fungsinyasebagai pusat ingatan, pusat kegiatan dan sumber dokumen. Seorang pimpinan memerlukan informasi yang bersifat umum, yang memberikan pengetahuan secara keseluruhan tentang perkembangan organisasinya.

Berdasarkan uraian diatas, penulis membahas peranan pekerjaan kantor dalam dua fungsi yaitu:

1. Bantuan bagi Pimpinan (Staff Function)

Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan membantu pimpinan dalam merencanakan dan mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil tindakan dan keputusan, agar tepat pada sasaran.

2. Pelayanan bagi Masyarakat (Public Service)

Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu pimpinan dalam mengambil keputusan, kegiatan lain yang sama pentingnya adalah melayani segenap kegiatan operatif (tugas tugaspokok kantor), baik yang bersifat intern maupun ekstern (pelayanan public).

Tugas-tugas pokok kantor tidak akan terlaksana tanpa adanya data dan keterangan yang disiapkan oleh pekerjaan kantor. Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila mana data dan keterangan yang disiapkan kantor tidak sesuai, kurang tepat atau keliru.

Peranan pekerjaan terhadap tugas-tugas operatif umumnya bersifat pelayanan dalam penyajian segenap bahan keterangan atau warkat sebagai pusat ingatan atau sumber dukumentasi. Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa peranan

pekerjaan kantor adalah:

a.       Melayani pelaksanaan pekerjaan operasional, guna membantu melaksanakan pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi.

b.      Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi untuk menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

c.       Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

2.3       Fungsi Pekerjaan Kantor.

Pekerjaan kantor merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan (fascilitating function), dan merupakan sebagai “alat katalistis” manajemen modern. Seluruh aktifitas-aktifitas manajerial planning, organizing, directing, dan controlling tegantung dari pada servis-servis kantor yang bersifat membantu.
Pekerjaan kantor pada umumnya berhubungan dengan empat macam aktifitas pokok, yaitu:
• Catatan (records)
• Angka-angka (figures) ; dan perhitungan-perhitungan (computations)
• Penyimpanan produk-produk sendiri (retention of products)
• Komunikasi intern dan ekstern (internal and external communications).

Aktifitas - aktifitas Manajemen Perkantoran .

Pekerjaan kantor dapat dibagi-bagi dalam bagian-bagian yang komponen dan masing-masing bagian dapat dipelajari secara kritis untuk mengetahui bagaimana pentingnya untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Ada macam-macam fungsi manajemen kantor, tetapi walaupun demikian aktifitas-aktifitas pokok dapat dinyatakan sebagai berikut:

                                                           
1. Menyediakan sesuatu organisasi kantor yang efektif.
2. Mengusahakan adanya fasilitas-fasilitas fisik yang baik dikantor.
3. Mensepesifikasi dan membeli alat-alat dan persediaan-persediaan (supplies).
4. Mengusahakan adanya fasilitas servis dan komunikasi.
5. Mengusahakan adanya hubungan majikan pekerja yang memuaskan.
6. Menganalisa dan memperbaiki metode-metode kantor serta prosedur-prosedur.
7. Mengawasi aktifitas-aktifitas kantor.

2.4     Konsepsi tata usaha sebagai Pekerjaan Perkantoran

              Baik pengertian office work maupun fungsi kantor menurut pendapat kami cukuplah dinyatakan dalam bahasa Indonesia dengan istilah tatausaha. Dan untuk Indonesia kini secara lengkap tatausaha dirumuskan sebagai segenap rangkaian aktifitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan - keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Jadi tatausaha menurut intinya adalah tugas pelayanan sekitar keterangan – keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan :

1. Menghimpun             : kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan sehingga siap untuk dipergunakan apabila diperlukan .

2. Mencatat                               : kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern, sekarang ini termasuk pula menyimpan keterangan keterangan itu dengan alat  perekam suara sehingga dapat didengar, misalnya pencatatan pada pita rekaman .

3.Mengolah                   : bermacam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.

4.Mengganda                : kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

5.Mengirim                    : kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak yang lain .

6. Menyimpan               : kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman

Hal atau sasaran yang terkena oleh 6 pola perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim, dan menyimpan itu ialah keterangan atau informasi. Yang dimaksud dengan informasi ialah pengetahuan tentang sesuatu hal atau peristiwa yang diperoleh terutama melalui pembacaan atau pengamatan. Pengetahuan adalah apa yang dapat diketahui oleh setiap orang .          

              Keenam aktivitas itu tidak merupakan suatu urutan waktu melainkan dapat berlangsung sendiri ataupun dalam suatu rangkaian mulai dari aktivitas yang manapun. Dan pada kelanjutannya masing-masing pola perbuatan itu dapat meliputi berbagai pelaksanaan kerja opertions yang lebih terperinci 

Mengenai berbagai pelaksanaan kerja bersifat dasar dan sederhana yang merupakan perincian tatausaha itu dapat diikuti pembagian Geoffery Mills dan Oliver standingford  (Office Administration, 1982) yang membedakan dalam 8 operations berikut :

1.      Menulis (membuat warkat asli)

2.      Membaca

3.      Menyalin ( termasuk menempel, memperbanyak dan melubangi kartu )

4.      Menghitung (menambah, mengurangi, mengalikan, membagi )

5.      Membandingkan (mencek)

6.      Memilahkan (menggolongkan dan menyatukan )  

7.      Menyimpan dan menyusun indeks

8.      Melakukan komunikasi (menyampaikan keterangan lisan dan tertulis )

Peranan dan perincian Tata Usaha

Pada pelaksanaan setiap pekerjaan operatif apapun dan dalam sesuatu organisasi manapun tentu dilaksanakan tatausaha. Dalam garis besarnya tata usaha mempunyai 3 peranan pokok sebagai berikut :

1.      Melayani pelaksanaan pekerjaan–pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi

2.      Menyediakan keterangan–keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan cepat

3.      Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan

Tata Usaha mempunyai 3 ciri yaitu :

1.      Bersifat pelayanan (service work)

Tata usaha mempunyai fungsi memudahkan  atau meringankan, yang dilakukan untuk menolong pekerjaan lai agar dapat berjalan secara lebih efektif

2.      Bersifat merembes ke segenap bagian dalam organisasi

Tata usaha diperlukan di mana–mana dan dilaksanankan dalam seluruh organsiasi. Tata usaha terdapat dalam kantor pucuk pimpinan yang tertinggi sampai ruang kerja satuan organsasi yang terbawah, dalam pabrik maupun bengkel, dan pada instansi pusat ataupun cabang–cabang.      

3.      Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organsasi

Tata usaha dilaksanakan oleh semua orang dalam setiap organsiasi terlepas dari pada apakah tugas pokok masing–masing anggota organisasi itu. Walaupun tatausaha dapat menjadi tugas pokok dari sekelompok pegawai,

pekerjaan ini tidak merupakan monopoli kelompok pegawai tersebut. Tata usaha dilakukan oleh pejabat pimpinan yang tertinggi dengan tidak mengubah kedudukan pejabat itu sebagai manajer yang tugas pokoknua tetap menggerakkan karyawan–karyawan dan mengerahkan segenap aktifitas .         

Littlefield dan Rachel menambahkan ciri–ciri khusus dari tatausaha yang berikut:

1.      Biasanya diperlukan lebih banyak pekerjaan mental lebih banyak tugas yang sukar diukur

2.      Corak yang berubah–ubah yang lebih besar dalam pekrjaan dari suatu peristiwa ke peristiwa lain

3.      Banyak sekali tugas tugas kecil yang volumenya sedikit sehingga tidak membenarkan adanya ukuran–ukuran baku

4.      Ketidakteraturan mengenai arus kerja dari banyak pekerjaan perkantoran  

Namun, apapun ciri-ciri yang dapat diberikan pada tatausaha suatu sifat yang sudah pasti bahwa tatasuah tidak dapat berjalan sendiri atau terlaksana dengan sendirinya. Semua pekerjaan prkantoran harus direncakan, diatur, disusun, diarahkan, dikendalikan, dan disempurnakan  oleh seseorang pejabat pimpinan yang memikul tugas manajemen .