Sekretaris Profesional

 Sebelum membahas satu-persatu permasalahan yang ada, maka perlu diketahui terlebih sebelum pengertian dari sekretaris itu sendiri.
Definisi Sekretaris
- Sekretaris berasal dari Bahasa Latin : Secretum yang artinya rahasia
- Sekretaris berasal dari Bahasa Inggris : Secret yang artinya rahasia
Berarti Sekretaris adalah orang yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia dalam melaksanakan pekerjaannya.
Beberapa definisi lain mengenai sekretaris :
Professional Secretaries International (PSI) :
Seorang sekretaris adalah assisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarahkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya.
Betty Hutchinson dan Carol Milano :
Seorang Sekretaris adalah seorang professional yang menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.
Dengan demikian, maka dapat dikatakan bahwa manajemen sekretaris adalah merupakan suatu proses kegiatan mengelola dan mengatur segala sesuatu yang berhubungan langsung maupun tidak langsung dengan kegiatan pimpinan atau manager dalam rangka kelancaran pelaksaan perkantoran atau organisasi. Jadi, lebih menekankan pada proses manajemen kesekretarisan tersebut, agar segala sesuatu yang diperlukan oleh seorang kapala atau pimpinan untuk suatu proses kegiatan dapat dengan segera dapat dilaksanakan dengan baik. Jadi pekerjaan seorang sekretaris adalah membantu pimpinan agar pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.
Pengembangan sekretaris dalam realisasinya dapat dilakukan, baik oleh dirinya sendiri maupun atas prakarsa organisasi. Salah satu diantaranya yaitu dengan melalui pendidikan dan latihan yang mencakup :
1. Pre Service Training
Adalah latihan yang diberikan pada waktu seseorang belum menempati suatu jabatan tertentu, yang meliputi :
Pendidikan formal yang diselenggarakan umum.
Latihan pra jabatan, latihan ini dilaksanakan oleh organisasi atau perusahaan, tempat sekretaris bekerja.
2. In Service Training
Yaitu latihan yang dilakukan pada saat sekretaris sedang menduduki jabatannya.
B. Tujuan Pengembangan Sekretaris
Adapun tujuan pengembangan dan latihan sekretaris pada dasarnya untuk memperoleh 3 hal :
1. Menambah pengetahuan
2. Menambah keterampilan
3. Merubah sikap
C. Mengembangkan Diri dalam Jabatan
Agar sekretaris dapat berhasil dengan baik, pada dasarnya tergantung kepada 3 faktor yang secara langsung mempengaruhi sekretaris dalam bidang kesekretarisan, yaitu :
1. Kemampuan untuk dapat mengerjakan bermacam-macam tugas pekerjaan secara efisien.
2. Kepribadian yang menarik
3. Kemauan untuk bekerja.



3.1 PEMBAHASAN MASALAH
Profesi sekretaris kini menjadi semakin penting dalam dunia bisnis. Profesi ini menjadi semakin bergensi, bergaji besar dan ikut menentukan keberhasilan operasi bisnis. Namun masih banyak orang yang berpikir kalau mereka sudah bisa mengetik cepat, menulis cepat (shorthand) secara sempurna, fasih berbahasa Inggris, ditambah lagi penampilan menarik sudah bisa menjadi sekretaris.
Benarnya, selain keterampilan (skilled) yang sempurna, kini para eksekutif menginginkan sektretaris yang membawa sikap-sikap (attitude) khusus, pengetahuan (knowledge) yang luas, serta pemahaman (understanding) menyeluruh terhadap tugas-tugasnya.
Setelah itu, kemudian akan dibahas masing-masing permasalahan tersebut secara satu persatu :
1. Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif
Seorang sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan tamu-tamu dengan berbagai tingkatan atau golongan. Untuk itu seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik dan menguasai bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing dengan baik. Ia pun dituntut untuk memilih kata dan menyusun kalimat secara baik dan jelas, menyenangkan bagi semua pihak yang berkomunikasi dengannya. Untuk meningkatkan kualitas seorang pemimpin harus meningkatkan kuaitas berkomunikasi dengan meningkatkan bahasa yang dimiliki seperti bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya sehingga dapat berkomunikasi dengan tamu- tamu tingkat eksekutif, agar seorang sekretaris mampu membantu pimpinan dalam bernegosiasi dengan kliennya.
Adapun kriteria komunikasi yang efektif adalah sebagai berikut :
1. Penerima mengerti atau memahami isi pesan.
2. Penerima dapat menerima atau menyetujui isi pesan.
3. Penerima mengadakan suatu tindakan (aksi), sesuai dengan yang dikehendaki oleh pengirim.

2. Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi
Sekretaris bertugas mencarikan dan menyajikan informasi kepada pimpinanya. Untuk itu ia harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan sehingga dapat memiih informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada pemimpin.
3. Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusi
Sekretaris yang bekerja secara paripurna harus mampu berpikir untuk mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali menghadapi masalah dan dapat mencari solusinya dengan tepat. Sehingga pimpinan tidak perlu terus menerus menuntun dan membimbing sekretaris, namun cukup mendelegasikan setiap penugasan kepada sekretaris dan sekretaris yang bersangkutan mampu menyelesaikannya secara paripurna.
Pimpinan cukup memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan memberi delegasi secukupnya, selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris untuk menindak lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap menyelesaikan tugasnya.
4. Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas
Tugas-tugas sekretaris itu meliputi :
a. Tugas Administrasi
Tugas ini meliputi :
• Korespondensi
• Filling
• Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan
• Mengurus surat masuk dan surat keluar
• Travel Arrangements
• Organize meeting
• Making appointments
• Handling all confidential matters
b. Tugas Receptionist
• Menerima dan menjawab telepon
• Mencatat pesan-pesan lewat telepon
• Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan maupun yang tidak diharapkan
• Mencatat janji-janji untuk pimpinan
c. Tugas Keuangan
• Mengurus keuangan pribadi pimpinan dengan bank
• Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan
• Membuat dan mengelola kas kecil (petty cash)
• Membuat laporan perjalanan dinas pimpinan
d. Lain-lain
• Personal matters
• Monitoring and procuring order
Contohnya : mengecek stock stationary, kertas fax, office supplies, dan lain sebagainya
• Menterjemahkan
• General Affair duties
Contohnya : menghitung saldo cuti karyawan, menghitung uang lembur, menghitung uang makan siang.
Seseorang yang tidak memiliki komitmen dalam tugasnya hanya menyelesaikan pekerjaan didasari oleh kataatan pada norma- norma formal yang berlaku, yang mengikat orang untuk melaksanakan tugasnya. Namun apabila pengawasan mengendur atau sangsi tidak diterapkan secara konsisten, maka orang akan cenderung melanggar aturan ataupun menghindari tanggung jawab.
Fungsi sekretaris menuntut mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, untuk itu harus memiliki komitmen pada tugas sebagai salah satu cirri sekretaris yang profesional.
5. Kemampuan mengembangkan skill Human Relations
Kemampuan-kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :
1. Kemampuan dan keterampilan teknis yang harus dan mutlak dikuasai oleh seorang sekretaris seperti computer, bahasa inggris, shorthand dan filling
2. Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi
3. Keterampilan penggunaan mesin-mesin kantor (PABX, mesin printer, mesin fotocopy, scanner, mesin fax, dan lain sebagainya).
Oleh karena tugas sekretaris adalah berhubungan dengan berbagai macam individu yang masing-masing berbeda latar belakang, berbeda status sosial, berbeda kepentingan, berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut mampu memahami pihak- pihak yang berhubungan dengannya. Hal yang perlu diperhatikan dalam human relation adalah team work, positif thinking, good remainder, Discrete, dan Tacful.
Penjabarannya adalah sebagai berikut :
1. Team Work
Mampu bekerja sama dalam team . Tidak boleh menganggap diri lebih hebat, meremehkan orang lain, menutup mata pada keberhasilan dan kelebihan orang lain.
2 Positif Thinking
Komponen yang positif pada first impression :
• Sebut nama lawan bicara Anda
• Sambut tamu di pintu ruang Anda
• Tersenyum ketika berjumpa dengan tamu
• Salam dan mengulurkan tangan
• Jangan bicara terlalu pesan / keras
• Tunjukkan keramahan kepada setiap orang
3. Good reminder
Dalam hal ini lebih tertuju kepada Schedule pimpinan, hari ulang tahun pimpinan, karyawan, dan juga rekan bisnis.
4. Discrete
Tidak mudah membicarakan masalah seseorang / perihal yang diketahui
kepada orang lain yang tidak berkepentingan
5. Tactful
Bijaksana dan berhati-hati dalam memilih kata atau berkomentar saat
berhubungan dengan pimpinan ataupun orang lain.
6. Tanggung jawab dalam bekerja
Seorang sekretaris harus memiliki komitmen dan sikap yang dilandasi rasa tanggung jawab pada tugas maka mereka akan menyelesaikan tugas atau pekerjaannya karena merasa terikat pada penyelesaian tugas tersebut, bukan karena terikat pada norma-norma formal, sehingga apabila tidak menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya, mereka akan merasa bersalah dan bukannya takut pada sanksi.
Namun apabila seseorang sekretaris terlalu sering menghindar diri dari tanggung jawab, sikap seperti ini mencerminkan kepribadian yang tidak dewasa, labil, tidak dapat dipegang.
Untuk itu sekretaris harus melatih diri untuk menjadi sekretaris yang penuh tanggung jawab, yang mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, bahkan dituntut untuk mampu mengawasi dirinya sendiri.
7. Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris
Pada zaman era globalisasi, sekretaris harus mengembangkan diri mengikuti perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi.
Untuk menjadi sekretaris yang profesional harus dapat mengikuti perkembangan zaman sehingga mampu dapat mengatasi perubahan dan dapat bekerja semaksimal mungkin untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya saing yang semakin maju.
Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :
• Pengetahuan akan bidang usaha tempat kita bekerja
• Pengetahuan akan produk dari perusahaan
• Pengetahuan akan Rekanan bisnis pimpinan
• Pengetahuan akan pesaing dari perusahaan
Ada banyak cara yang dapat diakukan untuk menambah wawasan dan pengetahuan diantaranya adalah :
• Banyak membaca dan mengikuti perkembangan dari berita-berita surat kabar dan media elektronik
• Banyak mengikuti forum, workshop, seminar, pelatihan, kursus, diskusi,
• Dan juga belajar menuangkan isi pemikiran kita dalam bentuk tulisan
Disamping kecerdasan intelektual, kita juga perlu memperhatikan kecerdasan logika dalam emosi kita, diantaranya yaitu :
• Meningkatkan profesionalisme kerja dan lingkungan kerja yang nyaman
• Mampu menggunakan emosi secara efektif untuk mencapai tujuan (pengendalian emosi)
• Memahami emosi orang lain
Profesionalisme yang berhasil adalah yang secara teknik menguasai pekerjaan dan memiliki kecerdasan emosi yang tinggi:
• Pengambilan keputusan
• Kepemimpinan
• Kepuasan pelanggan
• Kerjasama dan saling percaya

Cara Untuk Menjadi Sekretaris Profesional
Berikut ini beberapa hal yang perlu dikembangkan agar menjadi seorang sekretaris yang profesional :
1. Menampilkan Citra Perusahaan.
Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.
2. Baik dan Bertanggung Jawab
Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.
3. Pandai Menjaga Rahasia
Sebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.
4. Tahu Teknologi
“Sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.
5. Tahu Accounting dan Pembukuan
Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.
6. Harus Bisa Bahasa Asing menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.
7. Mempelajari Karakter Bos
Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.
8. Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.
9. Pandai Berbicara di Depan Publik
Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting.
. Arti da
3.2 ANALISIS PERMASALAHAN
Selanjutnya kami akan mencoba menganalisa satu persatu permasalahan diatas tentang permasalah yang sering dialami oleh sekretaris dalam pekerjaan seorang sekretaris dan juga upaya yang dapat dilakukan sekretaris untuk dapat mengembangkan diri menjadi sekretaris yang profesional .
Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif. Seorang sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan tamu-tamu dengan berbagai tingkatan atau golongan. Komunikasi yang efektif bagi seorang sekretaris akan meningkatkan produkstivitas, baik bagi pegawai atau perusahaan. Sekretaris yang memiliki ketrampilan berkomunikasi yang baik, maka akan dapat mengantisipasi masalah, membuat keputusan, mengkoordinasikan arus kerja, menyupervisi yang lain, membangun hubungan maupun mempromosikan produk dan jasa yang ditawarkan oleh perusahaan, serta pandai berkomunikasi di depan publik .
Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi. Seorang sekretaris yang profesional merupakan sekretaris yang diharapkan sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab. Sehingga informasi yang telah didapatnya itu dapat dimanfaatkan dan dipergunakan lebih lanjut untuk kemajuan perusahaan tersebut. Seorang pimpinan memerlukan informasi yang bersifat umum, yang memberikan pengetahuan secara keseluruhan tentang perkembangan organisasinya.
Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusi . Sekretaris yang tidak mampu mengidentifikasikan masalah dan tidak dapat menyelesaikan masalah yang akan berakibat mengurangi keefektivitasan dan keefiseinan pekerjaan . Sehingga menghambat produktivitas kerja yang terjadi pada kantor tersebut. Maka untuk menjadi sekretaris yang profesional maka ia harus mampu mencari penyebab dari masalah yang terjadi dan dapat memberikan pemecahan masalah yang tepat.
Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam menangani tugas. Seorang sekretaris harus mampu melakukan segala aktivitas manajerial yang ada dalam pekerjaan kantor secara profesional dan mandiri seperti tugas administrasi, receptionist dan keuangan dengan baik. Semua pekerjaan kantor tersebut didasarkan pada peraturan peraturan yang dibuat oleh perusahaan tersebut sehingga memiliki suatu pengawasan berupa sanksi dan tanggung jawab tersendiri pada tugas tersebut .
Kemampuan mengembangkan skill Human Relations. Seorang sekretaris yang setiap harinya selalu berinteraksi dan juga berkomunikasi dengan berbagai kalangan yang ada harus mampu memahami pihak pihak yang berhubugnan dengannya. Untuk itu sekretaris harus dapat bekerja secara kelompok bila pekerjaan dianggap membutuhkan bantuan banyak orang, berfikiran positif terhadap orang lain yang menjadi rekan kerja maupun orang lain, mampu mengatur kegiatan yang ada baik bagi pimpinan maupun rekan kerja. menjaga hal hal yang dianggap penting bagi perusahaan maupun pimpinan,selalu berhati hati dalam berkomunikasi dengan orang lain/ pimpinan .
Tanggung jawab dalam bekerja. Untuk menjadi sekretaris yang profesional maka seorang sekretaris harus melatih diri untuk menjadi sekretaris yang penuh tanggung jawab, yang mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, bahkan dituntut untuk mampu mengawasi dirinya sendiri.
Dengan adanya tanggung jawab dalam bekerja diharapkan sekretaris dapat mencapai kualitas yang tinggi dan efektifitas baik dalam proses maupun produk hasil kerja profesional. Selain itu sekretaris dapat menjaga kompetensi sebagai profesional.mengetahui dan menghormati adanya hukum yang berhubungan dengan kerja yang profesional. Serta menghormati perjanjian, persetujuan, dan menunjukkan tanggung jawab.
Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris. Sebagai seorang sekretaris profesional di zaman globalisasi ini maka sekretaris harus dapat mengikuti arus perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Seorang sekretaris yang memiliki pengetahuan dan wawasan yang luas akan dapat mengatasi masalah dan dapat bekerja dengan baik. Pengetahuan dan wawasan yang dimiliki oleh sekretaris itu bisa bidang sosial kemasyarakatan ekonomi, politik, dan hukum secara umum dalam rangka untuk kelancaran pelaksanaan tugasn Selain pengetahuan dan wawasan seorang sekretaris juga harus mampu memperhatikan kecerdasan logika dalam emosi sehingga profesionalisme kerja semakin meningkat dan lingkungan kerja menjadi lebih yang nyaman dan tujuan perusahaan dapat tercapai sesuai dengan apa yang kita inginkan .
Untuk Menjadi Sekretaris Profesional maka seorang sekretaris harus mampu mengembangkan dirinya untuk itu. Seorang sekretaris harus mampu menampilkan citra perusahaan yang baik di mata orang lain dan juga masyarakat luas masyarakat luas sehingga perusahaan mudah untuk dikenali orang banyak. Kemudian sekretaris yang profesional harus mampu bersikap ramah dan sopan santun terhadap semua yang ada di kantor dan relasi serta bertanggung jawab atas segala tugas yang dikerjakannya. Hal yang harus di perhatikan pula ialah seorang sekretaris harus dapat menjaga rahasia yang di miliki oleh atasannya baik itu dari perusahaan maupun dari atasan sekretaris itu sendiri. Sekretaris di jaman sekarang ini juga harus mampu mengetahui informasi dan juga teknologi terkini. Lebih bagus lagi bila sekretaris tersebut mampu menggunakan teknologi dan informasi itu sehingga pekerjaan menjadi lebih baik lagi. Dalam kesehariaanya sekretaris juga harus mampu mengatur keuangan dan juga mampu membuat pembukuan keuangan terhadap segala biaya yang telah dipergunakan untuk pengeluaran rutin dan juga hasil pendapatan/ pemeriamaan. Hal yang tidak kalah penting ialah seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik utnuk itu sekretaris harus dapat menggunakan bahasa asing. Karena biasanya sekretaris selalu diminta atasan untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri. Kemudian sekretaris yang setiap harinya bekerja dengan atasannya, maka ia harus tentunya harus mengetahui watak dan juga karakter yang dimiliki oleh atasannya, sehingga perlu saat tepat bila ingin dalam mengambil keputusan dan bertindak. Seorang sekretaris harus memilki etika profesi yang baik sebagai seorang sekretaris. Karena citra dan kepribadian seorang sekretaris juga mencerminkan citra perusahaan tersebut. Sekretaris juga harus mampu berbicara di depan publik baik itu dalam suatu meeting atau bahkan menggantikan posisi serorang atasan. Sehingga dibutuhkan sekretaris yang memiliki komunikasi yang baik agar dapat memperlancar pekerjaan kantor dalam sebuah perusahaan . .



Kesimpulan
Peranan seorang sekretaris ialah sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda perusahaan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan, jadi sangat diperlukan seorang sekretaris yang professional. Kemampuan dan keterampilan teknis harus mutlak dimiliki oleh seorang sekretaris professional untuk segala bidang ilmu. Kemampuan berkomunikasi dan interaksi dengan pimpinan, baik pihak luar dan juga rekan bisnis merupakan peranan yang sangat penting bagi seorang sekretaris. Sekretaris juga harus mempunyai wawasan pengetahuan yang luas untuk dapat bersaing di dunia bisnis yang semakin ketat ini. Pada era globalisasi ini, para eksekutif memiliki mobilitas yang tinggi, yang tentu saja menyebabkan peran seorang sekretaris menjadi semakin penting.
Untuk menjadi mengembangkan diri menjadi sekretaris profesional maka seorang seketaris harus mampu menampilkan citra perusahaan., baik dan bertanggung jawab, pandai menjaga rahasia , tahu teknologi, tahu accounting dan pembukuan, harus bisa bahasa asing, mempelajari karakter bos, mempunyai etika yang baik, pandai berbicara di depan publik
semua itu merupakan upaya pengembangan diri bagi seorang sekretaris agar manjadi sekretaris yang memilki kualitas pekerjaan yang baik .
Posisi sekretaris bisa diartikan bahwa siapa saja, dari bagian mana saja, mungkin bisa menjadi seorang sekretaris dan sebaliknya, sekretaris bisa juga menjadi apa saja dalam menjalani promosinya. Banyak cerita tentang seorang sekretaris yang menjadi Manajer. Inilah pengembangan karir Sekretaris yang sudah tentu memerlukan pengetahuan dan keterampilan Manajemen. Sekretaris yang memiliki kemampuan Manajemen yang baik sudah pasti memiliki kesempatan lebih besar untuk di promosikan ke posisi manajerial.