Teknologi Perkantoran

A. Pengertian teknologi perkantoran.
Teknologi perkantoran adalah bagaimana proses mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-mesin. Oleh karena itu perlu sekali mengenal tentang jenis mesin untuk keenam macam kegiatan itu dan bagaimana cara menggunkannya. Untuk dapat menggunakannya dengan baik perlu mengetahui ciri-ciri tiap-tiap mesin, cara kerjanya, bagian-bagiannya dan cara-cara pemeliharaannya.
B. Macam-macam mesin kantor
1. Dilihat dari tenaga penggeraknya, yaitu:
• Mesin manual ialah mesin-mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.
• Mesin listrik (elektrik) ialah mesin-mesin yang digerakkan dengan tenaga listrik atau baterai.
2. Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya:
• Mesin mekanik yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya.
• Mesin elektronik yaitu mesin-mesin dengan rangkaian komponen elektronik, berupa kabel-kabel.
3. Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor, yaitu:
• Mesin-mesin untuk mencatat bahan keterangan diantaranya;
o Mesin tulis
o Mesin dikte
o Mesin penomor
o Asahan pensil
 Mesin-mesin untuk menghimpun bahan keterangan;
 Pembuka surat
 Mesin penjilid
 Hechtmachine
 Pemotong kertas
 Pencatat uang kas
 Mesin-mesin untuk mengolah bahan keterangan;
 Mesin jumlah
 Mesin hitung
 Komputer
 Mesin-mesin untuk memperbanyak bahan keterangan;
 Mesin stensil
 Mesin stencil spirtus
 Mesin fotocopi
 Mesin perekam sheet
 Mesin offset
 Berbagai mesin cetak
 Mesin-mesin untuk mengirmkan bahan keterangan;
o Telepon dan interphone
o Teleprinter
o Facsimile

 Mesin-mesin untuk menyimpan bahan keterangan;
 Mikrofilm
 Penghancur kertas
 Pelubang kertas/kartu

C. Pengaruh perkembangan teknologi perkantoran
Perkembangan teknologi perkantoran mempunyai pengaruh yang positif terhadap ketenagakerjaan, prosedur kerja dan hasil kerja perkantoran itu sendiri disamping dampak negatifnya.
Manfaat terhadap ketenagakerjaan yaitu:
• Peningkatan mutu tenaga kerja
• Menigkatkan kegairahan dan kedisiplinan kerja
• Meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja
• Meringankan tenagadan pikiran pegawai
Manfaat terhadap prosedur kerja yaitu:
• Mempercepat penyelesaian pekerjaan
• Menyederhanakan prosedur kerja atau memperpendek mata rantai penylesaian pekerjaan.
• Memperlancar pekerjaan
• Mempermudah penyelesaian pekerjaan
Manfaat terhadap hasil kerja yaitu:
• Meningkatkan mutu hasil pekerjaan kantor
• Mempertinggi jumlah hasil pekerjaan
• Memenuhi standar mutu tertentu
• Memperoleh keseragaman bentuk, ukuran dan jenis hasil pekerjaan kantor.
Dampak negatif perkembangan teknologi perkantoran pada umumnya dirasakan sekali terutama yang menyngkut ketenagkerjaan dan penambahan biaya sebagai berikut:
• Mengurangi pengguanaan tenaga kerja dan berakibat menambah pengangguran.
• Kesulitan untuk mencari tenaga kerja yang memiliki tingkat ketrmpilan tertentu.
• Menimbulkan rasa ketergantungan kepada mesin yang sulit akan menimbulkan pemborosan.
• Dapat menimbulkan suara gaduh sehingga mengganggu pegawai lainnya.
• Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang memerlukan biaya.





BAB II
MESIN TULIS MANUAL
Mesin tulis manual yaitu mesin tulis biasa yang dijumpai sehari-hari pada tiap kantor yang dapat dipergunakan untuk:
• Mengetik berbagai macam surat
• Mengetik naskah atau teks
• Mengetik tabel/daftar dan sheet stensil
• Mengetik pekerjaan-pekerjaan kecil seperti kuitansi, faktur, weselpos, kartupos dll.
Ciri-ciri mesin tulis manual yaitu:
• Digerakkan dengan tenaga manusia
• Cara kerja dan komponen mesinnya mekanik
• Gandaran berjalan atau dapat digeser ke kanan dan ke kiri
• Roll pita (spool) dapat menggulung pita mesin ke kanan dan ke kiri
• Penggunaan dapat diatur (atas, tengah, bawah)
• Ukuran hurufnya hanya pica dan elite
• Ada yang bergandaran panjang sampai 27 inci
• Mencetak dengan batang huruf
• Terdapat kait untuk ganti baris.
Cara pemeliharaan mesin tulis manual yaitu:
1. Bagian luar selalu dibersihkan dengan kain halus, serbuk-serbuk kotoran dibersihkan dengan kuasdan balok-balok huruf dibersihkan dengan sikat diberi bensin sedikit.
2. Roll penggulung kertas selalu dibersihkan dengan spirtus (alkohol) sebab kalau terkena bensin atau minyak roll menjadi rusak karena mengembang tidak rata.
3. Bagian yang bergerak diberi pelimas.
4. Jika tidak dipergunakan hendaknya ditutup agar tidak terkena debu dan gandaran berada pada posisi tengah.
5. Bila membetulkan kesalahan dengan mempergunakan karet penghapus, gandaran harus digeser ke kanan atau ke kiri agar kotoran karet penghapus tidak masuk kedalam mesin tulis.

BAB III
MESIN JUMLAH DAN MESIN HITUNG MANUAL
A. Mesin jumlah manual
Mesin jumlah manual adalah mesin yang dapat menghitung perkalian yang sederhana tetapi cara menghitungnya seperti penjumlahan sehingga untuk mencapai hasilnya relatif lama.
Mesin jumlah manual termasuk salah satu jenis mesin hiutng karena berupa mesin yang dipergunakan untuk menghitung angka-angka.
Jenis-jenis mesin hitung
a. Menurut kemampuannya dibedakan menjadi:
1. Mesin jumlah adalah mesin yang memiliki kemampuan untuk menjumlah, mengurangi dan mengalikan sederhana.
2. Mesin hitung adalah mesin yang memiliki kemampuan untuk menjumlah, mengurangi, mengalikan, membagi.
b. Menurut tenaga penggeraknya dibdakan menjadi:
1. Mesin hitung tangan adalah mesin hitung yang digerakkan dengan tangan (tenaga manusia), dilengkapi denag engkol.
2. Mesin hitung listrik adalah mesin hitung yang digerakkan dengan tenaga listrik.
c. Menurut cara kerja dan komponen mesinnya dibedakan menjadi:
1. Mesin hitung mekanik adalah mesin hitung yang cara kerja dan komponen mesinnya mekanis.
2. Mesin hitung elektronik adalah mesin hitung yang cara kerja dan komponen mesinnya terdiri dari elemen elektronik, berupa rangkaian kabel-kabel, tidak saling bergerak, biasanya digerakkan dengan tenaga listrik atau batere.
d. Menurut jumlah kunci-kuncinya dibedakan menjadi:
1. Mesin hitung berkunci sepuluh adalah mesin yang jumlah kuncinya tidak begitu banyak. Pada papan kunci terutama berisi tuts angka 0-9.
2. Mesin hitung berkunci penuh adalah mesin hitung dengan kunci/tuts pada papan kunci jumlahnya banyak sehingga tampak memenuhi papan tuts tersebut.
e. Menurut penyjian hasilnya dibedakan menjadi:
1. Mesin hitung pencetak adalah mesin hitung yang mencetak angka-angkanya pada kertas hitung/kertas roll.
2. Mesin hitung tidak mencetak adalah mesin hitung yang tidak ,mencetak angka-angkanya pada kertas hitung.
Ciri-ciri dan cara kerja mesin jumlah tangan
Ciri-ciri mesin jumlah tangan berikut ini adalah untuk mesin jumlah tangan merk Olivetti Summa Prima 20, yaitu:
1. Digerakkan oleh tangan (tenaga manusia) sehingga terdapat engkol.
2. Cara kerja dan komponen mesinnya mekanik
3. Perhitungan tercetak pada kertas hitung (printing)
4. Indikator hanya menunjukkan jumlah digit
5. Tiap perhitungan dan pencetakan angka-angka berjalan melalui penarikan engkol yang menggerakkan balok-balok angka
Cara kerja mesin jumlah tangan ini sbb:
o Angka-angka yang dihitung ditekan lewat tuts angka selanjutnya digerakkan oleh engkol.
o Tekanan tiap tuts angka dan tarikan engkol akan menggerakkan balok angka kemudian balok angka memukul pita yang bertinta.
o Dibawah pita terdapat roll kertas sehingga setiap tuts yang ditekan diikuti denga tarikan engkolmenggerakkan balok angka.

BAB IV
PENJEPRET KERTAS, PELUBANG KERTAS DAN PENOMOR
A. Penjepret kertas
Penjepret kertaas dipergunakan untuk membendel kertas atau surat-surat. Menurut kemampuan dan bentuknya penjepret kertas dapat dibedakan menjadi:
o Penjepret kertas kecil yaitu penjepreet kertas yang bentuknya kecil dan mampu untuk membendel kertas maksimum 10 lembar.
o Penjepret kertas sedang adalah penjepret kertas yang bentuknya sedang dan kemanpuannya untuk membendel 10-20 lembar.
o Penjepret kertasa besar adalah penjepret kertas yang bentuknya besar dan kemampuan untuk membendel lebih dari 20 lembar.
Ciri-ciri penjepret kertas yaitu:
o Digerakkan dengan tenaga manusia
o Cara kerja dan komponen mesinnya mekanik
o Baru berfungsi bila diisi dengan nietjes/staples
o Membendel kertas dengan kawat jepret yang menembus pada kertas yang dibendel.
Cara kerja penjepret kertas
1. Kawat jepret dengan ujung dibawah yang dikendalikan oleh per bila ditekan oleh alat penekan satu per satu akan keluar lewat bagian mulutnya.
2. Bagian alas yang dilengkapi dengan lekukan untukmelipat kawat jepret akan bekerja bila mendapat tekanan yang cukup.
3. Kertas yang akan dibendel diletakkan antara bagian alas dan bagian mulut sehingga kawat jepret yang mendapat tekanan dari bagian penekan akan menmbus kertas dan bagian ujungnya terlipat oleh lekukan pelipat.
Cara pemeliharaan penjepret kertas
 Selalu dibersihkan dengan kain halus untuk mencegah karat, kalau ada kotoran yang melekat dapat dibersihkan dengan bensin, alkohol atau spirtus dan disimpan ditempae yang kering.
 Jangan memasukkan kawat jepret melebihi kemampuannya supaya daya lentur per tetap kuat.
 Jangan memukulkan telapak tangan pada bagian penekan karena menimbulkan tekanan tidak wajar.
 Menjaga lebar bagian mulut terutama untuk penjepret yang sudah lama dipergunakan dengan jalan memukul secukupnya supaya tidak terlalu lebar.
 Kalau terjadi kemacetan dibagian mulut usahakan agar tidak memukul-mukulkan penjepret kertas itu.
B. Pelubang kertas
Pelubang kertas dapat dibedakan menurut jumlah lubang dan fungsinya menjadi tiga yaitu:
 Pelubang kartu dengan satu pelubang dipergunakan untuk melubangi kartu-kartu perpustakaan, nama-nama, plastik dll.
 Pelubang kertas biasa dengan dua pelubang dipergunakan nutuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam snelhechter.
 Pelubang kertas panjang dengan lima pelubang dipergunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam binders ring.
Ciri-ciri pelubang kertas
 Digerakkan dengan tangan
 Cara kerja dan komponen mesinnya mekanis
 Membuat lubang bulat dengan gari tengah 5 Nm.
Cara kerja pelubang kertas
 Mata lubang terbuat dari baja dengan permukaan cekung-tajam dihubungkan dengan bagian penekan.
 Papan kertas dengan lubang bulat bergaris tebgah sama berposisi lurus dengan mata pelubang.
 Kertas diletakkan di papan kertas bila alat penekan ditekan mata pelubang menembus kertas dengan meninggalkan lubang bulat sebesar mata pelubang dengan garis tengah 5 Nm.
Cara mempergunakan pelubang kertas
1. Kertas yang akan diberi lubang maksimum 10 lembar sekligus. Lembar teratas dilipat sama lebar untuk menetukan titik tengah panjang kertas itu. Lalu bagian tepi kertas diratakan.
2. Kertas diletakkan di papan kertas dimaskkan lubang penjepit kanan kiri sampai bagian tepi kertas menyentuh batas tepi lubang penjepit.
3. Penekan ditekan dengan telapak tangan secara wajar sampai itu berlubang.
Cara pemeliharaan pelubang kertas
4. Selalu dibersihkan dengan kain halus pada seluruh permukaan untuk menghindari karat dan ditempatkan di tempat kering.
5. Jangan memukulkan telapak tangan pada bagian penekan.
6. Sisa lubang kertas dibersihkan dari tempatnya sehabis dipergunakan.
C. Mesin penomor
Mesin penomor yang bayak dipergunakan dapat dibedakan menurut bentuk dan ukuran angkanya, yaitu:
7. Mesin penomor kecil merupakan bentuk mesin dan ukuran angkanya lebih kecil terdiri dari 4-6 digit.
8. Mesin penomor besar merupakan bentuk mesin dan ukuran angkanya lebih besar terdiri dari 7 digit.
Ciri-ciri mesin penomor
- Digerakkan dengan tangan
- Cara kerja dan komponen mesinnya mekanis
- Terdapat pengatur angka rangkap
- Membuat nomor secara otomatis dengan cara menekan
- Pengaturan angka menggunakan stylus.
Cara mempergunakan mesin penomor
- Memberi tinta
- Mengatur nomor pertama
- Membuat nomor
Cara pemeliharaan mesin penomor
- Selalu dibersihkan dengan kain halus untuk menjaga agar tidak mudah berkarat.
- Menekan dengan wajar pada waktu membuat nomor.
- Jika tidak dipergunakan dimasukkan laci atau kotak yang rapat dan kering.
- Angk-angkanya sering dibersihkan dengan kerosine.
- Jangan sekali-kali menggunakan tinta cap sebab figure wheel (roda angka) dapat lengket bila tinta cap itu kering.
- Jangan menggunakan stylus logam supaya roda angka tidak mudah aus.

BAB V
MESIN PEMOTONG KERTAS DAN MESIN PENJILID
a. Mesin pemotong kertas
Mesin pemotong kertas terbagi atas dua macam yaitu:
 Guillotine dipergunakan untuk memotong rata bagian tepi buku, diktat, atau memotong kertas sampai dengan tebal 6cm sekaligus.
 Paper cutter bentuknya lebih kecil dipergunakan untuk memotong lembaran kertas sampai dengan 15 lb.
Ciri-ciri pemotong kertas
1. Digerakkan dengan tangan dan ada yang dengan listrik
2.Cara kerja dan komponen mesinnya mekanis
3.Memotong kertas dengan pisau yang ditekan
Cara kerja mesin pemotong kertas
1.Kertas yang diletakkan di papan kertas dengan bagian yang akan dipotong diletakkan tepat pada alat pemotong.
2.Dengan menekan pisau potong yang berada di atas kertas secukupnya maka kertas akan terpotong tepat pada garis pertemusn mata pisau dan alat pemotong.
Cara pemeliharaan pemotong kertas
1.Seluruh permukaan tiap bagian mesin selalu dibersihkan dengan kain halus supaya tidak kotor dan berkarat, disimpan ditempat kering.
2.Bagian per pada ujung pisau sesekali diberi pelumas
3.Pisau yang tumpul diasah seperti mengasah gunting
4.Jangan sampai memotong kertas yang ada bendelan berupa kawat jepret.
B. Mesin pejilid
Mesin pejilid dapat dibedakan menjadi :
1. Menurut jenisnya dapat dibedakan atas
a. Mesin penjilid buku yang bentuknya lebih besar dipergunakan untuk menjilid buku-buku dalam jumlah besar.
b. Mesin penjilid laporan yang bentuknya lebih kecil dipergunakan untuk menjilid laporan dengan pejepit plastik atau kawat spiral.
2. Menurut tenaga penggeraknya dapat dibedakan atas:
a. Mesin penjilid manual yaitu digerakkan dengan tangan
b. Mesin penjilid listrik yaitu yang digerakkan dengan tanaga listrik.
Ciri-ciri mesin penjilid
a.Penjilidan menggunakan plastik berbentuk spiral dengan hasil jilidan menyerupai album foto.
b.Bagian tepi kertas laporan yang akan dijilid diberi lubang-lubang lebih dahulu.
c.Tenaga penggerak tangan
d. Cara kerja dan komponen mesinnya mekanis.
Cara kerja mesin penjilid
a.Tepi kertas yang akan dijilid diberi lubang secara otomatis.
b.Gigi plastik penjilid spiral dibuka kemudian dimasukkan kedalam lubang-lubang kertas sampai seluruhnya rapi.
c.Untuk membuka jilidan tinggal membuka seluruh gigi plastik penjilid.
Cara pemeliharaan mesin penjilid
a.Seluruh permukaan selalu dibersihkan supaya tidak mudah berkarat.
b.Setelah dipergunakan laci tempat sisa kertas yang dilubangi dibersihakan.
c.As dan per mesin sesekali diberi pelumas.

Macam-macam palstik penjilid yaitu:
a.Plastik penjilid bulat
b.Plastik penjilid oval
c.Plastik penjilid punggung sempit.